Créer une déclaration narrative sur le stockage à distance

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 3 minutes de lecture

    • Créez une déclaration narrative pour votre organisation et stockez-la sur un ESG Management stockage distant tel que Microsoft SharePoint. Les divulgations peuvent être de plusieurs types tels que le rapport ESG, le rapport annuel, etc.

    Avant de commencer

    Assurez-vous de suivre la procédure d’intégration de l’instance et Microsoft OneDrive.ServiceNow® Reportez-vous à l’article et Connexion à Microsoft SharePoint [KB1646310] de la Now Support Base de connaissances.Setup Microsoft OneDrive for Document Services

    Rôle requis : sn_esg.reporting_disclosure_manager ou sn_esg.program_manager

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Lorsque vous créez une divulgation, vous pouvez spécifier si vous souhaitez l’enregistrer sur votre système local ou sur un stockage distant tel que Microsoft SharePoint. La divulgation créée sert de document primaire. Cette procédure fournit les instructions pour la création d’une déclaration narrative sur le stockage à distance.
    Remarque :
    Une fois que vous avez créé une divulgation, vous ne devez pas utiliser Ctrl+A et supprimer pour supprimer le contenu dans le document de divulgation. Si cela est fait, les mesures associées au document ne seront pas supprimées et feront l’objet d’un suivi. Assurez-vous que les propriétés personnalisées ID de document et Numéro de divulgation ne sont pas mises à jour ou supprimées après la création du document de divulgation.

    Procédure

    1. Accédez à la Tout > Environmental, Social, and Governance > Espace de travail ESG > Listes > Divulgations > Déclarations narratives.
    2. Sélectionnez Nouveau.
    3. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Formulaire Nouvelle divulgation
      Champ Description
      Numéro Numéro d'identification de la divulgation. Ce champ est automatiquement défini.
      État État de la divulgation. Ce champ est automatiquement défini sur Brouillon.
      Nom Nom de la divulgation.
      Description Description de la divulgation.
      Type Type de divulgation. Les choix sont les suivants :
      • Rapport annuel
      • Rapport ESG
      • Règlementation et cadre de travail
      • Demande d'informations
      • Évaluations et indices
      • Questionnaire à l'intention des fournisseurs
      • Autrui
      Remarque :
      Si un modèle est disponible, le document de divulgation est créé en fonction de celui-ci. Sinon, un document vierge est créé.
      Propriétaire Utilisateur chargé de déplacer la divulgation vers différents états et d’effectuer des actions telles que la synchronisation de la divulgation.
      Remarque :
      Seuls les utilisateurs ayant le rôle sn_esg.reporting_disclosure_manager peuvent être sélectionnés dans ce champ.
      Charger vers le stockage distant Option permettant de décider si la divulgation doit être stockée sur un stockage à distance tel que Microsoft SharePoint. Si cette option est sélectionnée, la section Stockage à distance s’affiche sur le formulaire.
      Classification des données Classification des informations de divulgation. Les choix sont les suivants :
      • Public : détermine si la divulgation sera rendue publique.
      • Privé : détermine si la divulgation doit rester privée.
      Approbateurs Utilisateurs devant approuver la divulgation.
      Remarque :
      Seuls les utilisateurs ayant le rôle sn_esg.reporting_disclosure_manager peuvent être sélectionnés dans ce champ.
      Stockage à distance
      Type de stockage Emplacement de l’endroit où la divulgation doit être stockée. L’option disponible est SharePoint. Si cette option est sélectionnée, un document vierge est créé.
      Chemin d'accès au document Chemin d’accès activé Microsoft SharePoint dans le dossier d’accueil de l’utilisateur. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Charger vers le stockage distant est sélectionnée.
      Collaborateurs Les utilisateurs qui contribuent au document de divulgation. Ce champ s’affiche uniquement lorsque l’option Charger vers le stockage distant est sélectionnée.
      Remarque :
      Seuls les utilisateurs ayant le rôle sn_esg.reporting_disclosure_manager peuvent être sélectionnés dans ce champ.
    4. Pour enregistrer la divulgation, sélectionnez Enregistrer.
      Assurez-vous que les propriétés personnalisées, l’ID de document et le numéro de divulgation des documents de déclaration pour un enregistrement de déclaration ne sont pas mis à jour ou supprimés.
    5. Pour ouvrir et modifier le document créé, ouvrez le document.
      Pour insérer des points de données dans le document, ouvrez le complément dans le document Word. Pour plus de détails, reportez-vous à import-data-into-ms-word.html.
    6. Fermez le document avant de synchroniser les données.
      Avant de passer à l’étape suivante, attendez une minute que les données apparaissent dans la table de suivi.
    7. Sélectionnez Synchroniser les données de divulgation pour synchroniser toutes les modifications apportées au document de déclaration, en veillant à ce que les modifications soient reflétées sur la page Vue d’ensemble sous Résumé de la divulgation.
      Le bouton Synchroniser les données de divulgation n’est disponible que si le champ Type de stockage est défini sur SharePoint.
    8. Pour passer la divulgation à l’état suivant, sélectionnez Passer à Travail en cours.
    9. Pour demander l’approbation des approbateurs nécessaires, sélectionnez Demander l’approbation.