Processar uma solicitação de devolução no playbook

  • Versão de lançamento: Xanadu
  • Atualizado 1 de ago. de 2024
  • 2 min. de leitura

    • Use o playbook de compras para aprovar ou rejeitar solicitações de devolução.

    Antes de Iniciar

    Função necessária: sn_spend_psd.admin, agentes, executantes

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Como agente, você pode exibir as solicitações, concluir tarefas em várias atividades de fluxo de trabalho e gerenciar operações complexas de um playbook unificado. O playbook fornece aos agentes uma maneira automatizada de visualizar o processo geral em um formato orientado por tarefa.

    Processar uma solicitação de devolução no playbook

    Procedimento

    1. Navegar até Todos > Gestão de casos de compras > Espaço de compras.
    2. Selecione o ícone de Lista (Ícone de lista.) e escolha Todo o trabalho da equipe > Casos.
    3. Selecione o número da solicitação na lista para processamento adicional.
      A guia Playbook é aberta com a seção Devolver uma compra.
    4. Exiba todas as informações associadas nas guias Detalhes e ANS de tarefa e informações sobre os registros de interação e compra original nas guias Registros relacionados à interação, Compra original.
      Você pode compor um e-mail a partir do registro para se comunicar com o solicitante ou outras partes interessadas. Para obter mais informações, consulte Compositor de e-mail com mensagens rápidas e modelos de resposta no Espaço de Source-to-Pay. Você pode até mesmo pesquisar e exibir recursos relevantes na Assistência do agente. Para obter mais informações, consulte Assistência do agente no Espaço de Source-to-Pay.
    5. Selecione para verificar e processar as informações sobre a solicitação.
      1. Na seção Coordenar com o fornecedor, entre em contato com o fornecedor, confirme a devolução e colete as informações necessárias.
      2. Na seção Confirmar devolução e coletar informações, revise a solicitação e execute uma dessas ações.
        • Confirmar: depois de verificar se a devolução é viável, confirme a solicitação. Quando confirmada, a solicitação passa para o estado Trabalho em andamento. Agora você pode enviar um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi iniciada.
        • Rejeitar: quando você rejeita a solicitação de devolução, a solicitação passa para o estado Encerrado rejeitado. Agora você pode fechar o caso enviando um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi rejeitada.
      3. Na seção Reverter recebimento de mercadorias, crie um tipo de recibo para as mercadorias que serão enviadas de volta para o fornecedor. Este recibo é registrado no registro da ordem de compra. Se você ignorar esta etapa, a solicitação passará para o estado Encerrado rejeitado. Você pode fechar o caso enviando um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi rejeitada.
      4. Na seção Criar nota de débito, crie uma fatura de nota de débito para esta devolução. Esta nota de débito é registrada no registro da ordem de compra. Se a fatura dessas mercadorias devolvidas ainda não tiver sido paga, uma nota de débito não será necessária. Você pode optar por ignorar esta etapa, se necessário.
      5. Na seção Fechar, envie um e-mail para o proprietário da empresa confirmando que a solicitação de devolução foi processada com sucesso. Isso encerra a solicitação de devolução automaticamente e move o caso para o estado Encerrado concluído.
      Nota:
      Todos os ativos associados ou ativos fixos criados durante a criação da ordem de compra são revisados com base na quantidade de produtos devolvidos. Os estados desses ativos e ativos fixos são atualizados para Descontinuado e Exclusão pendente, respectivamente.