Workflow et états des rubriques de la documentation
Les rubriques de la documentation sont le point d'origine des initiatives ESG. Ce n'est que lorsqu'une rubrique de la documentation est identifiée qu'elle peut être suivie et que le succès peut être mesuré.
L'image suivante montre les états d'une rubrique de la documentation.
Les états d'une rubrique de la documentation sont définis comme suit :
- Brouillon : toutes les rubriques de la documentation commencent dans cet état. Les champs suivants peuvent être mis à jour dans cet état :
- Nom
- Classification
- Importance pour la réussite de l'entreprise
- Importance pour les personnes concernées
- Priorité
- Approbateur
- Approbation : dans cet état, le gestionnaire de programme ESG effectue une révision de la rubrique de la documentation et s’assure que tous les champs ont été mis à jour avec précision pour s’aligner sur les résultats de l’évaluation de matérialité. Une fois la révision terminée, l'état passe à Surveiller. Par exemple, si la rubrique de la documentation identifiée est Émissions de carbone, le réviseur peut vérifier :
- Si la rubrique de la documentation respecte l'évaluation de matérialité.
- Si la description de la rubrique de la documentation est exacte.
- Prêt à évaluer : cet état n’est accessible que si le module d’extension Gestion des risques ESG est installé et activé. Dans cet état, la rubrique de la documentation est envoyée pour évaluation des risques.
- Évaluer les risques : cet état n’est accessible que si le module d’extension Gestion des risques ESG est installé et activé. Dans cet état, les risques de rubrique de la documentation sont évalués par le gestionnaire de programme ESG.
- Surveiller : cet état vise à superviser la rubrique de la documentation du point de vue de la surveillance. Cet état reste tel quel jusqu'à ce qu'une modification soit apportée à l'un des attributs de la rubrique de la documentation. Si une mise à jour est nécessaire, la rubrique de la documentation reviendra à l'état Brouillon. Cela peut se produire après une évaluation de matérialité ultérieure entraînant un changement dans les attributs suivants :
- Priorité
- Importance pour la réussite de l'entreprise
- Importance pour les personnes concernées
Si une rubrique de la documentation revient à l'état Brouillon, il n'y a aucun impact en aval sur les objectifs et les cibles. Seules les rubriques de la documentation à l'état Surveiller sont affichées dans la matrice Matérialité sur la page d'accueil de Espace de travail ESG. Même lorsqu’une rubrique de la documentation est à l’état Surveiller , l’évaluation des risques peut être relancée.
- Hors service : cet état est utilisé pour mettre hors service la rubrique de la documentation lorsqu'elle n'est plus considérée par l'organisation comme un élément pertinent.