Erstellt eine beschreibende Offenlegung im Remotespeicher

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 3 Minuten Lesedauer

    • Erstellen Sie eine ESG Management -Textoffenlegung für Ihre Organisation, und speichern Sie sie in einem Remotespeicher wie z. B. Microsoft SharePoint. Es gibt verschiedene Arten von Offenlegungen, z. B. ESG-Bericht, Geschäftsbericht usw.

    Vorbereitungen

    Stellen Sie sicher, dass Sie das Verfahren zum Integrieren der Instanz [ ServiceNow® und Microsoft OneDrivebefolgen. Lesen Sie den Artikel Setup Microsoft OneDrive for Document Services und „ Verbindung mit Microsoft SharePoint herstellen“ [KB1646310] in der Knowledge Base Now Support.

    Erforderliche Rolle: sn_esg.reporting_disclosure_manager oder sn_esg.program_manager

    Warum und wann dieser Vorgang ausgeführt wird

    Wenn Sie eine Offenlegung erstellen, können Sie angeben, ob Sie die Offenlegung auf Ihrem lokalen System oder in einem Remotespeicher wie Microsoft SharePointspeichern möchten. Die erstellte Offenlegung dient als primäres Dokument. Dieses Verfahren enthält die Anweisungen zum Erstellen einer Textoffenlegung zum Remotespeicher.
    Hinweis:
    Nachdem Sie eine Offenlegung erstellt haben, dürfen Sie Strg + A und Entf nicht verwenden, um den Inhalt im Offenlegungsdokument zu löschen. In diesem Fall werden die dem Dokument zugeordneten Metriken nicht gelöscht und werden nachverfolgt. Stellen Sie sicher, dass die anwenderdefinierten Eigenschaften „Dokument-ID“ und „Offenlegungsnummer“ nicht aktualisiert oder gelöscht werden, nachdem das Offenlegungsdokument erstellt wurde.

    Prozedur

    1. Navigieren zu Alle > Environmental, Social und Governance > ESG-Arbeitsbereich > Listen > Offenlegungen > Textoffenlegungen.
    2. Wählen Sie Neu.
    3. Füllen Sie die Felder des Formulars aus.
      Tabelle : 1. Formular für neue Offenlegung
      Feld Beschreibung
      Nummer Identifikationsnummer für die Offenlegung. Dieses Feld wird automatisch festgelegt.
      Status Status der Offenlegung. Dieses Feld wird automatisch auf Entwurf gesetzt.
      Name Name der Offenlegung.
      Beschreibung Beschreibung der Offenlegung.
      Typ Art der Offenlegung. Auswahlmöglichkeiten:
      • Geschäftsbericht
      • ESG-Bericht
      • Regulatorisches und Framework
      • Informationen anfordern
      • Bewertungen und Indizes
      • Lieferantenfragebogen
      • Andere
      Hinweis:
      Wenn eine Vorlage verfügbar ist, wird das Offenlegungsdokument auf Grundlage dieser Vorlage erstellt. Andernfalls wird ein leeres Dokument erstellt.
      Besitzer Anwender, der dafür verantwortlich ist, die Offenlegung in andere Status zu verschieben und Aktionen wie das Synchronisieren der Offenlegung durchzuführen.
      Hinweis:
      In diesem Feld können nur Anwender mit der Rolle „sn_esg.reporting_disclosure_manager“ ausgewählt werden.
      In Remote-Speicher hochladen Option, um zu entscheiden, ob die Offenlegung auf einem Remotespeicher wie Microsoft SharePointgespeichert werden muss. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird der Abschnitt Remotespeicher im Formular angezeigt.
      Datenklassifizierung Klassifizierung der Offenlegungsinformationen. Auswahlmöglichkeiten:
      • Öffentlich: Bestimmt, ob die Offenlegung öffentlich gemacht wird.
      • Privat: Bestimmt, ob die Offenlegung privat bleiben muss.
      Genehmiger Benutzer, die die Offenlegung genehmigen müssen.
      Hinweis:
      In diesem Feld können nur Anwender mit der Rolle „sn_esg.reporting_disclosure_manager“ ausgewählt werden.
      Remotespeicher
      Speichertyp Ort, an dem die Offenlegung gespeichert werden muss. Die verfügbare Option ist SharePoint. Wenn diese Option ausgewählt ist, wird ein leeres Dokument erstellt.
      Dokumentpfad Pfad auf Microsoft SharePoint im Basisordner des Benutzers. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Option In Remotespeicher hochladen ausgewählt ist.
      Mitarbeitende Benutzer, die am Offenlegungsdokument mitwirken. Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn die Option In Remotespeicher hochladen ausgewählt ist.
      Hinweis:
      In diesem Feld können nur Anwender mit der Rolle „sn_esg.reporting_disclosure_manager“ ausgewählt werden.
    4. Um die Offenlegung zu speichern, wählen Sie Speichern.
      Stellen Sie sicher, dass die anwenderdefinierten Eigenschaften, die Dokument-ID und die Offenlegungsnummer der Offenlegungsdokumente für einen Offenlegungsdatensatz nicht aktualisiert oder gelöscht werden.
    5. Um das erstellte Dokument zu öffnen und zu bearbeiten, öffnen Sie das Dokument.
      Um Datenpunkte in das Dokument einzufügen, öffnen Sie das Add-in im Word-Dokument. Weitere Einzelheiten finden Sie unter import-data-into-ms-word.html.
    6. Schließen Sie das Dokument, bevor Sie Daten synchronisieren.
      Bevor Sie den nächsten Schritt ausführen, warten Sie eine Minute, bis die Daten in der Nachverfolgungstabelle angezeigt werden.
    7. Wählen Sie Offenlegungsdaten synchronisieren aus, um alle am Offenlegungsdokument vorgenommenen Änderungen zu synchronisieren und sicherzustellen, dass die Änderungen auf der Seite Übersicht unter Offenlegungszusammenfassung angezeigt werden.
      Die Schaltfläche Offenlegungsdaten synchronisieren ist nur verfügbar, wenn das Feld Speichertyp auf SharePointfestgelegt ist.
    8. Um die Offenlegung in den nächsten Status zu verschieben, wählen Sie Zu „In Arbeit“ verschieben aus.
    9. Um die Genehmigung von den erforderlichen Genehmigern anzufordern, wählen Sie Genehmigung anfordernaus.