Criar uma requisição na Coupa por meio da aplicação Compras

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 5 min. de leitura

    • Crie requisições de software diretamente em Coupa por meio da aplicação ServiceNow Compras para adquirir software.

    Antes de Iniciar

    Para criar uma requisição em Coupa por meio da aplicação ServiceNow Compras, você deve executar as tarefas a seguir.

    • Crie e publique um perfil de integração de Coupa. Para obter mais informações, consulte Como criar um perfil de integração de Coupa.
    • Certifique-se de que a ordem de compra criada tenha pelo menos uma linha de ordem de compra e que todas as linhas de ordem de compra sejam para produtos de software.
    • Sincronize os tipos de dados de referência nas aplicações ServiceNow Compras e Coupa. Para obter mais informações, consulte Sincronização de dados de referência.

    Se todas essas condições forem atendidas, você poderá criar uma requisição em Coupa.

    Se as condições não forem atendidas, nenhuma requisição será criada em Coupa e o fluxo de compras legado continuará na aplicação Compras.

    Função necessária: sam_admin, procurement_integrator
    Nota:
    A função procurement_integrator é adicionada à função sam_admin. A função procurement_integrator permite que o administrador do SAM exiba as conexões e os aliases.

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Você pode criar uma requisição em Coupa das seguintes maneiras:
    As requisições são dos seguintes tipos:
    • Solicitação do catálogo: uma requisição criada para um item que já está presente na aplicação de compras externa.
    • Solicitação fora do catálogo: uma requisição criada para um item que não está presente no catálogo de produtos da organização.
    Para obter mais informações sobre a criação de uma ordem de compra, consulte Criar ordem de Compra.

    Procedimento

    1. Navegar até Tudo > Compras > Pedidos > Ordens de compra.
    2. Selecione Novo.
    3. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 1. Campos de Ordem de compra
      Campo Descrição
      Número O número exclusivo que identifica a ordem de compra.
      Vencem em A data em que o Custo total da ordem de compra deve ser pago.
      Fornecedor O fornecedor para o qual a ordem de compra foi emitida.
      Enviar para O depósito para o qual os itens da ordem de compra devem ser enviados.
      Nota:
      Este campo é obrigatório, mas não afeta a criação de requisições de software em Coupa.
      Data da OC A data em que a ordem de compra foi criada.
      Status O status da ordem de compra: Cancelado, Pedido, Recebido, Solicitadoou Suspenso.
      Atribuído a O usuário ao qual a ordem de compra foi atribuída.
      Conta para O local responsável pelo pagamento do custo total daordem de compra.
      Descrição resumida Uma descrição resumida da ordem de compra.
      Seção geral
      Remessa O método de entrega a ser usado ao enviar os itens na ordem de compra.
      Termos Os termos de pagamento da ordem de compra: Crédito, Líquido por 30 diasou Líquido por 90 dias.
      Taxa de transporte O valor que deve ser pago pelo método de entrega especificado no campo Envio.
      Custo total A soma de todos os custos do item na ordem de compra e os custos de envio.
      Descrição Uma descrição completa dos conteúdos da ordem de compra.
      Seção de detalhes
      Solicitação inicial O número de registro da solicitação que requer os itens na ordem de compra.
      Solicitado por O usuário que está solicitando os itens na ordem de compra.
      Nota:

      O ID ou o endereço de e-mail do usuário que está solicitando os itens na ordem de compra deve ser o mesmo em Coupa e na aplicação de ServiceNow Compras.
      Solicitado(a) A data em que o usuário no campo Solicitado por solicitou os itens na ordem de compra.
      Pedido A data e a hora em que o botão Ordem é clicado no Formulário de pedido de compra.
      Entrega esperada A data em que os itens associados à ordem de compra devem chegar ao depósito identificado no campo Enviar para. Este campo não pode ser editado quando a ordem de compra tem um Status de Recebido ou Cancelado. (Para obter mais informações sobre este campo, consulte Purchase order expected delivery date.)
      Recebido A data e a hora em que o status da ordem de compra foi alterado para Recebido.
      Contrato O número de registro do contrato com o fornecedor do qual os itens na ordem de compra são solicitados.
      Departamento O departamento responsável pelo pagamento da ordem de compra.
      Número do orçamento O número do orçamento relacionado à ordem de compra.
      Conta do fornecedor A conta do fornecedor relacionado à ordem de compra.
    4. Clique com o botão direito no formulário e selecione Salvar.
      Você pode adicionar itens de linha de ordem de compra para especificar o que você está solicitando deste fornecedor. Para obter mais informações sobre a criação de um item de linha de ordem de compra, consulte Criar ordem de Compra. Uma linha de requisição é criada com um ID exclusivo em Coupa.
    5. Depois de adicionar pelo menos um item de linha de ordem de compra, selecione Pedido.
      Um ID de requisição é exibido em sua ordem de compra e os IDs de linha de requisição correspondentes são exibidos em suas linhas de ordem de compra.
      Nota:
      Aguarde algum tempo e recarregue o formulário de Pedido de compra para exibir os IDs ou erros gerados.

    Resultado

    Depois que o status da ordem de compra é Recebido em Coupa, ocorrem as seguintes atividades:
    • Ativos e guias de recebimento são criados e você pode encontrar o número da ordem de compra no Formulário de pedido.
    • A aplicação de Gestão de ativos - Compras integração gera automaticamente os direitos.
    • No recebimento dos ativos, o trabalho agendado ITAM - Sync Coupa purchase orders cria uma guia de recebimento e linhas da guia de recebimento na aplicação ServiceNow Compras. Este trabalho também extrai os campos Coupa, como Número de peça do fabricante, Status e Quantidade de recebimento. Os valores retornados de Coupa por meio das transações de recebimento são usados para preencher os direitos criados. No entanto, se esses valores não estiverem disponíveis nas guias de recebimento, a Gestão de ativos - Compras aplicação de integração usará os valores preenchidos na ordem de compra da aplicação Compras.
    • Se houver alguma discrepância na ordem de compra, a Gestão de ativos - Compras Integração criará erros de importação de direito. Você pode exibir os erros selecionando a guia Erros de importação de direito em uma ordem de compra, um item de linha de ordem de compra e uma linha da guia de recebimento.