Integração com Smartsheet

  • Versão de lançamento: Yokohama
  • Atualizado 30 de jan. de 2025
  • 6 min. de leitura

    • A integração da aplicação Gestão de ativos de software com a aplicação Smartsheet permite que você rastreie suas assinaturas de software e recupere licenças não utilizadas.

    Importante:
    Minimize os riscos de segurança e proteja as informações concedendo acesso somente ao usuário ou às permissões de API necessárias.
    Tabela 1. Permissões mínimas do usuário
    Processo Função do usuário necessária na aplicação Smartsheet Escopos de autenticação
    Download de assinaturas administrador Nenhum(a)
    Extrair atividade do usuário administrador Nenhum(a)
    Recuperar assinatura administrador Nenhum(a)

    Criar um Smartsheet token de acesso de API

    Crie um token de acesso de API para autenticar Smartsheet solicitações de API.

    Antes de Iniciar

    Smartsheet Função necessária: administrador

    Procedimento

    1. Em um navegador da Web, abra o Smartsheet.
    2. Faça login usando suas credenciais Smartsheet.
    3. No cabeçalho da página Smartsheet, selecione o ícone da conta ( ícone Conta.) e escolha Aplicações e integrações.
    4. Na caixa de diálogo Configurações pessoais, selecione Acesso de API.
    5. Em Gerenciar tokens de acesso de API, selecione Gerar novo token de acesso.
    6. Quando solicitado, insira um nome para o token de acesso à API no campo Nome do token de acesso à API e selecione OK.
      Smartsheet O gera e exibe automaticamente o token de acesso à API. Por motivos de segurança, este token de acesso de API aparece apenas uma vez.
    7. Copie seu token de acesso de API e salve-o em um local seguro para uso posterior.
    8. Selecione OK.

    Criação do perfil de Integração Smartsheet

    Crie um perfil de integração Smartsheet para rastrear assinaturas de software e otimizar o licenciamento de suas aplicações Smartsheet.

    Antes de Iniciar

    Para criar um perfil de integração Smartsheet, solicite o plug-in Gestão de ativos de software - Gestão de licenças de SaaS (sn_sam_saas_int) na ServiceNow Store.

    ServiceNow Função necessária: sam_integrator ou administrador

    Importante:
    Você deve marcar a caixa de seleção Spoke do Smartsheet para esta integração ao instalar recursos opcionais na página Application Manager. Para obter mais informações sobre como escolher as aplicações SaaS necessárias, consulte Solicitação Gestão de licenças de SaaS.

    Por Que e Quando Desempenhar Esta Tarefa

    Se você estiver usando Espaço para ativos de software, a opção para criar o perfil de integração Smartsheet em IU principal estará inativa.

    Procedimento

    1. Navegue até o perfil de integração.
      InterfaceAção
      IU principal
      1. Navegar até Tudo > Ativo de Software > Licença de SaaS > Perfis de Integração Direta.
      2. Selecione Novo.
      3. Selecione Perfil de integração do Smartsheet.
      Espaço de ativo do software
      1. Navegar até Operações de licença > Assinaturas de Usuário > Perfis de integração diretos.
      2. Selecione Novo.
      3. Selecione Smartsheet na lista suspensa.
      4. Selecione Continuar.
    2. No formulário, preencha os campos.
      Tabela 2. Formulário Perfil de integração
      Campo Descrição
      Nome para exibição Nome do perfil de integração.

      Por exemplo, Integração com Smartsheet.
      Status Status do perfil de integração.
      • Se você não publicou o perfil de integração, este campo será definido automaticamente como Rascunho.
      • Se você já publicou o perfil de integração, este campo será definido automaticamente como Publicado.
      Tipo de Perfil Tipo de perfil de integração.

      Este campo é definido automaticamente como Assinatura do Smartsheet.
    3. Exiba as funções de usuário necessárias ou as permissões de API para minimizar os riscos de segurança e otimizar as licenças de SaaS.
      Nota:
      Para obter mais informações, consulte Tabela de permissões mínimas do usuário.
      1. Na seção Subfluxo de assinatura de download, verifique se o campo Subfluxo está definido como Assinaturas de download do Smartsheet.
        Nota:
        A caixa de seleção Baixar assinaturas está marcada por padrão e você não pode desmarcá-la.
      2. Na seção Calcular subfluxo de atividade, verifique se o campo Subfluxo está definido como Smartsheet Atualizar atividade do usuário.

        A caixa de seleção Baixar atividade está marcada por padrão. Se você desmarcar, o trabalho agendado de atividade SAM - Refresh <displayname> Events não será criado.

        Importante:
        Para habilitar o acompanhamento detalhado de eventos, adquira um complemento de Emissão de relatórios de eventos da Smartsheet.
        No campo Analisar atividade do usuário, você também pode selecionar a data e a hora a partir de quando deseja analisar a atividade do usuário. Por padrão, você pode analisar a atividade do usuário até 60 dias antes da data atual e exibir eventos realizados por usuários individuais a partir do momento em que cria este perfil.
        Nota:
        Gestão de ativos de software extrai os eventos a partir do momento em que você começa a analisar a atividade do usuário, independentemente da data de criação do perfil.
        Você pode modificar este valor no campo Limite de última atividade das regras de recuperação de software. Para obter mais informações, consulte Revisar uma regra de recuperação de software.
      3. Na seção Recuperar subfluxo de assinatura, verifique se o campo Subfluxo está definido como Recuperação de assinatura do Smartsheet.
        Nota:
        A caixa de seleção Recuperar assinaturas está marcada por padrão. Se você não quiser recuperar assinaturas, poderá desmarcar esta caixa de seleção. Se você desmarcar, os candidatos a remoção serão criados, mas o subfluxo de assinatura de recuperação não será acionado ou o processo de recuperação não será iniciado.
    4. Selecione Salvar depois de preencher todos os campos obrigatórios.
      Sua instância ServiceNow cria um perfil de integração de rascunho. O perfil de integração usa os subfluxos Smartsheet Baixar assinaturas, Smartsheet Atualizar atividade do usuário e Smartsheet Recuperar assinatura para recuperar dados do usuário da aplicação Smartsheet.

      O campo Conexão e credencial é exibido e definido automaticamente como sn_smrtsheet_spoke.Smartsheet.

    5. Abra o registro de aliases de conexão e credencial selecionando o ícone de visualização ( ícone de visualização) ao lado do campo Conexão e credencial e selecionando Abrir registro na visualização do registro.
    6. No formulário Aliases de conexão e credencial, selecione o link relacionado Criar nova conexão e credencial.
    7. Na caixa de diálogo, preencha os campos.
      Tabela 3. Caixa de diálogo Criar conexão e credencial
      Campo Descrição
      Nome O nome da conexão.
      Chave de API Chave de API para sua aplicação Smartsheet.

      Insira uma chave de API no formato api-access-token, em que <api-access-token> é o token de acesso de API que você criou em Smartsheet.
    8. Selecione Criar.
      Você retorna automaticamente ao perfil de integração.
    9. No formulário de perfil de integração, selecione Validar conexão para verificar os detalhes de conexão e credencial desta integração.
    10. Depois que a conexão for verificada, selecione Publicar.
    11. Na caixa de diálogo Confirmação de publicação, selecione OK.
      Nota:
      Se você desmarcar a caixa de seleção Atividade de download após a publicação do perfil de integração, deverá revalidar as conexões e publicar novamente o perfil de integração, pois ocorrem os seguintes eventos:
      • O campo Status no formulário de perfil de integração muda para Rascunho.
      • O botão Validar conexão aparece no formulário.
      • O trabalho SAM - Refresh <displayname> Activity atual é excluído.

    O que Fazer Depois

    Depois que a integração se conecta, sua instância ServiceNow cria automaticamente modelos de software, regras de recuperação e assinaturas de software que são atualizadas diariamente.

    Se você quiser configurar vários perfis de integração com conexões exclusivas, crie aliases secundários para gerenciar diferentes configurações e definições para cada perfil de integração. Para obter mais informações, consulte Crie um alias secundário para configurar vários perfis de integração.

    Revise todas as regras de recuperação geradas automaticamente para recuperar assinaturas de usuário. Para obter mais informações, consulte Revisar uma regra de recuperação de software.

    Crie direitos de software para os modelos de software gerados automaticamente para rastrear o software usado em relação ao software de propriedade.
    A reconciliação também é executada em suas assinaturas como um trabalho agendado ou sob demanda. Você pode exibir os resultados da reconciliação no Workbench de licenças (Gestão de ativos de software aplicação clássica) ou na exibição de uso de licença (Software Asset Workspace). Use esses resultados para determinar sua posição de conformidade de licença e corrigir qualquer não conformidade.