タスクコミュニケーション管理 プロセス
タスクコミュニケーション管理 は、イベント中の効果的なコミュニケーションのために、指定されたコミュニケーション計画を作成することにより、プロセスを簡素化するのに役立ちます。定義済みのタスクを含むコミュニケーション計画によって、コミュニケーションの送信時期、共有する情報、情報を提供する相手を決定する代わりに、現在の問題の解決に集中できます。
タスクコミュニケーション管理 の仕組み
タスクコミュニケーション管理 によって、重大インシデント、計画済みメンテナンス、リリースなどのイベントのコミュニケーション計画を事前定義することができます。各計画には、一般的に、頻度やコミュニケーション方法とともにさまざまなコミュニケーションおよびコラボレーション活動を定義する、一連のタスクが含まれます。タスクごとに、ステークホルダーに連絡するためのコミュニケーションチャネルを指定する必要があります。メールと SMS メッセージのテンプレートを定義することもできます。
コミュニケーションのためのタスクとチャネルを定義したら、タスクごとに連絡先や連絡する対象者を定義できます。
コミュニケーション計画を定義したら、計画は定義された条件に基づいて適切なタスクテーブルに関連付けられます。その後、計画で定義されたタスクが順番に実行され、ステークホルダーには計画で定義されているとおりに連絡が行われます。コミュニケーション計画によって、コミュニケーションとコラボレーションのプロセスが円滑になり、問題をより迅速に解決できます。
重大インシデント管理におけるタスクコミュニケーション管理フロー
重要度の高い重大なインシデントに対して、インシデントのコミュニケーション計画を生成する必要があると仮定します。- 重大インシデントアドミニストレーターは、割り当てを行うコミュニケーション計画とその条件を事前に定義することができます。この場合、条件は Priority = High および Major Incident state = Accepted です。対象者はインシデントの技術的なステークホルダーであり、コミュニケーション計画の定義の名前は「技術的コミュニケーション」であるとします。
- プラン定義には、以下のような複数のコミュニケーション タスク定義を含めることができます。
- 技術的コミュニケーションの開始
- 技術的ステータスの更新
- 各コミュニケーションタスク定義によって、コミュニケーション チャネルとコミュニケーション頻度 (1 回または繰り返し) も指定されます。
- 技術的コミュニケーションの開始では、コミュニケーションのチャネルとしてメールが使用され、コミュニケーション頻度は 1 回です。
- 技術的ステータスの更新では、メールと SMS がコミュニケーションのチャネルとして使用され、コミュニケーション頻度は繰り返しです。
- コミュニケーションの対象オーディエンスは、プラン定義のコミュニケーション連絡先定義として定義されます。この場合、インシデントに関連する影響を受けた構成アイテム (CI) のサービスオーナーを技術的なステークホルダーとみなしてください。
- インシデントがこれらの条件を満たすと、インシデント コミュニケーション計画とそのタスクがインシデント レコードに添付されます。
- 重大なインシデントのマネージャーは、重大なインシデントの解決を遅らせることなく、効果的にコミュニケーションを実行できます。
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