Adobe Sign スポーク

  • リリースバージョン: Xanadu
  • 更新日 2024年09月02日
  • 所要時間：14分

    • Adobe Sign を使用するデジタル署名用に法務ドキュメントを個人または受信者のリストに送信するプロセスを自動化します。たとえば、従業員のオンボーディングと退職、デジタル署名のための機密保持契約、法務契約、作業指示書の送信を自動化します。ドキュメントテンプレートで ServiceNow データを使用し、ユーザーが必要に応じて署名用のドキュメントをアップロードできるようにします。

    ストアでアプリを要求する

    ServiceNow Store Web サイトにアクセスして利用可能なすべてのアプリを表示し、ストアにリクエストを送信する方法について確認してください。リリースされたすべてのアプリのリリースノート情報については、「ServiceNow Storeバージョン履歴のリリースノート」を参照してください。

    統合ハブサブスクリプション

    このスポークには Integration Hub のサブスクリプションが必要です。詳細については、「法務スケジュール - 統合ハブの概要」を参照てください。

    スポークバージョン

    Adobe Sign スポーク v2.4.0 が最新バージョンです。

    スポークの依存関係

    アプリのインストールで問題が発生した場合は、次の依存プラグインがインストールされていることを確認してください。

    • ServiceNow 統合ハブアクションステップ：REST (com.glide.hub.action_step.rest)
    • ServiceNow 統合ハブランタイム (com.glide.hub.integration.runtime)
    注:
    これらのプラグインの一部はライセンス可能な機能であり、スポーク実装以外で使用する場合は適切なライセンスが必要です。ライセンスの詳細については、アカウントマネージャーにお問い合わせください。

    互換バージョン

    このスポークは Adobe Sign API バージョン v6 用にビルドされていますが、それ以降のバージョンと互換性がある可能性があります。

    主な機能

    Adobe Sign スポーク によりフローデザイナーで次を実行できます。
    • デジタル署名用に法務ドキュメントを個人または受信者のリストに送信するプロセスを自動化します。
    • デジタル署名用の一時ドキュメントまたは Adobe Sign ライブラリドキュメントを送信するためのサンプルフローをコピーしてカスタマイズします。
    • Adobe Sign ドキュメントを検出して同期します。
    • 契約またはドキュメントが署名されるまでフローを一時停止します。スクリプト化された REST API Webhook は、受信者がドキュメントに署名するのを待機します。
    • 署名されたドキュメントの値をフローで使用します。
    • ServiceNow インスタンスから Adobe Sign 内のドキュメントのライフサイクルを管理します。

    スポークの要件

    • Adobe Sign アカウント
    • Adobe Sign に必要なアカウント固有のタスクを実行するための Adobe Sign アカウントアドミン認証情報
    • Adobe Sign に必要なグループ固有のタスクを実行するための Adobe Sign グループアドミン認証情報です。
      注:
      アカウントアドミニストレーターまたはグループアドミニストレーターは、ユーザーをグループに追加できます。これらのユーザーは、自分のグループに固有の情報にのみアクセスできます。
    • ServiceNow とデータ連携するように構成された Adobe Sign アプリケーション
    • アプリケーション ID やクライアントシークレットなどの Adobe Sign アプリケーションの詳細。
    • 必要な Adobe Sign グループを作成して ServiceNow と同期するための ServiceNow アドミン認証情報。
      注:
      • これは、 Adobe Sign スポーク が有効化されたときに作成されるデフォルトの admin ロールです。
      • ServiceNow アドミニストレーターは、ServiceNow と同期されたすべての Adobe Sign グループおよび Adobe Sign スポーク のすべてのテーブル部分に関する情報にアクセスできます。
      • ServiceNow インスタンスでグループが作成されると、グループに固有のユーザーロールが ServiceNow で作成されます。グループユーザーは、自分の Adobe Sign グループに固有の情報にのみアクセスでき、 Adobe Sign スポーク の一部であるテーブルのグループ固有のデータのみを表示できます。
    • 統合ハブサブスクリプション
    次を参照してください。 Adobe Sign 発達 カスタムアプリケーションの作成と構成の手順に関するドキュメント。

    スポークのフロー

    Adobe Sign スポークでは、Adobe Sign タスクの自動化をデモするサンプルフローが提供されます。サンプルフローをカスタマイズするには、必要なアプリケーションスコープにコピーします。利用可能なサンプルフローは次のとおりです。

    フロー 説明
    Adobe Sign：NDA を送信デモ Adobe Sign：作業指示書のデモアイテムによって サービスカタログ 要求が作成されたときに、Adobe Sign ライブラリドキュメントを使用してデジタル署名の作業指示書を送信します。このフローを使用する前に、Adobe Sign：作業指示書のデモカタログアイテムを有効化します。
    Adobe Sign：作業指示書のデモ Adobe Sign：作業指示書のデモアイテムによって サービスカタログ 要求が作成されたときに、Adobe Sign ライブラリドキュメントを使用してデジタル署名の機密保持契約を送信します。このフローを使用する前に、Adobe Sign：作業指示書のデモカタログアイテムを有効化します。

    Adobe Sign スポークは、 Adobe Sign スポークのサンプルフローで使用するカタログアイテムを追加します。 Adobe Sign スポーク サンプルフローをトリガーする前に、以下のカタログアイテムを有効化します。

    カタログアイテム 説明
    Adobe Sign：作業指示書のデモ Adobe Sign ライブラリドキュメントを使用して、デジタル署名の作業指示書を送信します。
    Adobe Sign：NDA を送信デモ Adobe Sign ライブラリドキュメントを使用して、デジタル署名用に機密保持契約を送信します。

    スポークのサブフロー

    Adobe Sign スポークでは、Adobe Sign タスクの自動化をデモするためのサンプルサブフローが提供されます。サンプルサブフローをカスタマイズするには、新しいアプリケーションスコープにコピーします。利用可能なサンプルサブフローは、[グループごとにドキュメントを取得 (Get Documents Per Group)] です。サブフローは Adobe Sign グループに関連するドキュメントを取得し、AdobeSign ドキュメントテーブルに保存します。

    スポークのアクション

    Adobe Sign スポーク は、ServiceNow でイベントが発生したときに Adobe Sign タスクを自動化するアクションを提供します。使用可能なアクションは次のとおりです。

    カテゴリ アクション 説明
    ドキュメント管理 署名済みの契約を ServiceNow レコードに添付 Adobe Sign ドキュメントをダウンロードし、関連する ServiceNow 契約レコードに添付します。
    一時ドキュメントをライブラリードキュメントに変換 一時ドキュメントをライブラリードキュメントに変換します。規定された一時的な 7 日間の消去期間を超えて、ライブラリでドキュメントを使用できるようにします。
    契約 ID を検索 ServiceNow 契約テーブルから契約 ID を取得します。
    契約ストリームを検索 合意リストを取得します。
    ライブラリードキュメント ID を検索 ServiceNow ドキュメントテーブルからライブラリドキュメント ID を取得します。
    ライブラリドキュメントストリームを検索 ライブラリドキュメントのリストを取得します。
    契約フィールドを設定 ドラフト契約のフィールドのリストを作成します。
    添付ファイルを一時ドキュメントとしてアップロード 添付ファイルを一時ドキュメントとして Adobe Sign にアップロードします。一時ドキュメントは 7 日間使用できます。
    MegaSigns 管理 (MegaSigns Management) MegaSigns をキャンセル すでに署名用に送信されている MegaSigns をキャンセルします。
    MegaSigns ステータスを確認 MegaSigns レコードのステータスを確認します。
    ドラフト MegaSigns を作成 (Create Draft MegaSigns) ドラフト状況の MegaSigns レコードを作成します。
    ドキュメントの参加者をダウンロードしてフィールドを結合 (Download Participants and Merge Fields for Document) 特定のライブラリドキュメントのサンプル CSV ファイルをダウンロードします。このファイルには、MegaSigns 参加者とフォームフィールドに関する情報が含まれています。
    MegaSigns ストリームを検索 (Look up MegaSigns Stream) すべての MegaSigns レコードリストを取得します。
    MegaSigns を送信 ドラフトを確定し、MegaSigns 添付ファイルを署名用に送信します。
    Adobe Sign からの MegaSigns の署名を待機 すべての参加者がドキュメントに署名するか、ドキュメントをキャンセルするまで、Adobe Sign Webhook を待機します。
    署名管理 参加者を契約に追加 参加者リストを経時的に繰り返し作成し、参加者をローカルの ServiceNow 契約レコードに追加します。
    契約をキャンセル 署名のために送信された契約をキャンセルします。
    契約ステータスを確認 契約のステータスを取得します。
    ドラフト契約を作成 Adobe Sign でドラフトステータスの契約を作成し、 ServiceNow 契約テーブルにドラフトレコードを作成します。
    契約イベントを検索 指定された契約のイベント情報を取得します。
    ドラフト契約を検索 契約書ドラフトの最終処理時に必要となる契約書ドラフトの情報と Etag の詳細を取得します。
    契約からフォームフィールド値を検索 Adobe Sign の既存の契約から必須フィールドの値を取得します。
    署名 URL を検索 埋め込み署名 URL を取得します。これは、対面による署名が必要なシナリオで役立ちます。
    契約を送信 1 人以上の参加者に署名してもらうために、そのシーケンスとともに 1 つ以上のドキュメントを送信します。
    Adobe Sign からの署名を待機 参加者がドキュメントに署名するか却下するまで、Adobe Sign Webhook を待機します。ServiceNow 契約テーブルのステータスを更新します。
    ユーザー管理 ユーザーをアクティブ化 Adobe Sign の既存のユーザーをアクティブにします。
    ユーザーを非アクティブ化 Adobe Sign の既存のユーザーを非アクティブにします。
    メールでユーザー ID を検索 Adobe Sign の既存のユーザーのユーザー ID を取得します。
    ユーザーストリームを検索 すべてのユーザーのリストを取得します。
    Webhook 管理 Webhook を作成 Adobe Sign の署名イベントを通知する Webhook を作成します。
    Webhook ストリームを検索 Webhook のリストを取得します。
    Webhook を削除 Adobe Sign から Webhook を削除します。

    スポークモジュール

    Adobe Sign スポーク は、Adobe Sign モジュールを ServiceNow インスタンスに追加します。 Adobe Sign スポーク は、ServiceNow のグループ、ドキュメント、契約に関する情報を同期して保存します。 Adobe Sign スポーク には次のテーブルが含まれます。
    • 契約 [sn_adobesign_spoke_agreement]
    • ドキュメント [sn_adobesign_spoke_adobe_sign_documents]
    • グループ [sn_adobesign_spoke_adobesign_group_details]
    • クライアントの詳細 [sn_adobesign_spoke_client_details]
    テーブル 説明 フィールド
    契約 同期された Adobe Sign グループとアカウントからの Adobe Sign 契約。Adobe Sign アカウントに Webhook が設定されている場合にのみ、契約テーブルのレコードが署名ステータスで更新されます。
    • 名前
    • 契約 ID
    • 却下理由
    • ステータス
    • 参加者情報
    • フォームフィールド情報
    • 次の署名者
    • グループ名
    ドキュメント 同期された Adobe Sign グループとアカウントからの Adobe Sign ドキュメント。アカウントを同期するには、以下を参照してください。 同期 Adobe Sign による ServiceNow. [グループごとにドキュメントを取得 (Get Documents Per Group)] サブフローは、各 Adobe Sign グループ内のドキュメントのリストを取得します。
    注:
    ドキュメントへのアクセスは、グループユーザーロールに基づいています。
    • ドキュメント ID
    • ドキュメントオーナー
    • ドキュメントの最終変更日
    • グループ
    • ドキュメント名
    • ドキュメントタイプ
    グループ ServiceNow と同期されている Adobe Sign グループ。アドミニストレーターは ServiceNow インスタンスにグループを作成し、Adobe Sign と同期するために必要な詳細を提供します。
    注:
    ServiceNow インスタンスで Adobe Sign グループが作成されると、ユーザーロールが作成されます。グループ固有のロールを持つユーザーは、Adobe Sign グループに関連するドキュメントと契約にアクセスできます。
    • グループ名
    • グループ ID
    • 接続エイリアス
    クライアント詳細 ServiceNow と同期されている Adobe Sign グループの認証情報
    • クライアント ID
    • 名前
    • 認証キー
    MegaSigns 同期された Adobe Sign グループとアカウントからの Adobe Sign MegaSigns。Adobe Sign アカウントに Webhook が設定されている場合にのみ、MegaSigns テーブルのレコードが署名ステータスで更新されます。
    • ステータス
    • 署名された参加者 (Signed Participants)
    • 署名処理待ちの数 (Number of Pending Signatures)
    • 名前
    • MegaSigns ID
    • グループ名

    グループとユーザーのロール

    ServiceNow インスタンスにグループを作成し、グループを Adobe Sign の対応するグループと同期します。

    ServiceNow インスタンスでグループが作成されると、グループに固有のユーザーロールが ServiceNow で作成されます。たとえば、ServiceNow で人事グループが作成されると、人事グループのユーザーロール sn_dobesign_spoke.HR が作成されます。 ServiceNow アドミニストレーターは、これらのグループユーザーロールをユーザーにアサインし、次のようなグループ固有の情報へのアクセスを制御できます。
    • ドキュメントおよび契約
    • 接続および資格情報エイリアス
    • 認証情報レコード
    • アプリケーションレジストリ
    • Adobe Sign スポーク のテーブルのデータ

    フローとサブフローを実行するには、グループユーザーに次のロールも必要です。

    • connection_admin
    • credential_admin
    • flow_designer
    • oauth_admin
    • script_debugger
    • view_changer

    ServiceNow アドミンのみが、ServiceNow インスタンスと同期されているすべての Adobe Sign グループに関する情報にアクセスできます。

    Adobe Sign アカウント要件

    Adobe Sign スポーク では、Adobe Sign アカウントでカスタムアプリを作成し、OAuth 2.0 トークンを生成する必要があります。

    接続および資格情報エイリアスの要件

    統合ハブ は、エイリアスを使用して、接続および認証情報を管理します。エイリアスを使用することで、複数の環境を使用する場合に、複数の認証情報と接続情報プロファイルを構成する必要がなくなります。接続または認証情報が変更された場合、接続を使用するどのアクションも更新する必要はありません。詳細については、「Connections and Credentials」を参照してください。

    注:
    接続および資格情報エイリアスは、Adobe Sign のグループに固有です。

    デモンストレーション用に接続および資格情報エイリアスのサンプルが提供されています。ServiceNow アドミニストレーターは各 Adobe Sign グループのエイリアスを作成して、そのグループを ServiceNow インスタンスと同期する必要があります。たとえば、人事、法務、経理など、組織内の BU ごとに異なる接続および認証情報エイリアスレコードを持つことができます。スポークの設定については、「 ServiceNow との Adobe Sign グループの同期