のドキュメントテンプレートを作成 ライセンスと許可プレイブック

  • リリースバージョン: Washingtondc
  • 更新日 2024年02月01日
  • 読む6読むのに数分

    • ServiceNowドキュメントテンプレートアプリケーションを使用すると、HTML および PDF ドキュメントテンプレートを作成して、標準のレターまたはドキュメントを生成できます。ドキュメントをオンラインで入力、署名、およびレビューするプロセスを自動化および簡素化できます。Document Templates アプリケーションを使用して、を介して ライセンスと許可プレイブック発行されるさまざまなタイプのライセンスおよび許可のテンプレートを生成します。

    始める前に

    必要なロール：admin

    手順

    1. 移動先 すべて > ドキュメントテンプレート > すべてのドキュメントテンプレート.
    2. [New (新規)] を選択します。
    3. [PDF ドキュメントテンプレート] を選択します。
    4. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 1. PDF テンプレートフォーム
      フィールド 説明
      名前 PDF ドキュメントテンプレートの名前。
      テーブル ドキュメントをどこに添付するかを決定します。License and Permit Case [sn_gsm_license_permit_case] を選択して、生成された PDF をケースにマッピングします。[License and Permit Install Base Item [sn_gsm_license_permit_install_base_item] を選択して、生成された PDF フィールドを [Item Received] にマッピングします。
      カテゴリ テンプレートが追加されるドキュメントカテゴリ。の場合は ライセンスと許可プレイブック、[ライセンスと許可] を選択します。
      アプリケーション ドキュメントテンプレートが作成されるアプリケーションのスコープ。
      ステータス ドキュメントテンプレートの現在のステータス。
      • ドラフト：ドキュメントテンプレートがまだ公開されていないことを示します。
      • 編集中：公開された後にドキュメントテンプレートが編集されていることを示します。
      • 公開中：サービスおよびケースでドキュメントテンプレートを使用できることを示します。
      ユーザー基準 このドキュメントの対象者基準。たとえば、カナダの居住者のみを対象とした許可証を作成できます。
      注:
      大文字と小文字の区別や null 値などの条件を定義する場合は、API「GlideFilter - スコープ対象、グローバル」を参照してください。
      開始日 PDF ドキュメントテンプレートが有効になる開始日。[開始日] は、同じテンプレートの複数のバージョンを維持するのに役立ちます。
      注:
      開始日は終了日よりも前でなければなりません。
      終了日 PDF ドキュメントテンプレートが有効である最後の日付。[終了日] は、同じテンプレートの複数のバージョンを維持するのに役立ちます。

      デフォルトでは、[ 開始日 ] と [終了日 ] の値が空白の場合、テンプレートは常に有効であることが暗黙的に示されます。

      終了日を指定する場合は、開始日も指定する必要があります。
      テンプレートの日付形式 エージェントがドキュメントをプレビューするとき、添付ファイルを生成するとき、または参加者のドキュメントタスクを開始するときに日付を表示する形式。
      注:
      • ServiceNow アプリケーションまたは AdobeSign アプリケーションを使用して署名する場合: [テンプレートの日付形式] で値が選択されていない場合は、 template_date_format システムプロパティで指定された値が考慮されます。[テンプレートの日付形式 (Template date format)] とシステムプロパティ template_date_format の両方が空の場合、エージェントのユーザープロファイルの [日付形式] フィールドの値が考慮されます。
      • DocuSign アプリケーションを使用して署名する場合：DocuSign アプリケーションの署名設定で選択された日付形式が、ServiceNow インスタンスで構成された PDF テンプレートの [テンプレートの日付形式 (Template date format)] よりも優先されます。
      テンプレート言語 エージェントがドキュメントをプレビューするとき、添付ファイルを生成するとき、または参加者のドキュメントタスクを開始するときに翻訳される動的トークンの言語。
      注:
      • [テンプレート言語] は必須フィールドです。デフォルトの言語は [なし] です。
      • 翻訳機能は、言語プラグインがインスタンスにインストールされている場合にのみ使用できます。
      署名タイプ ドキュメントの署名または入力に使用するアプリケーションを指定するオプション。たとえば、ServiceNow Sign、DocuSign、AdobeSign などです。
      注:
      署名タイプは、それぞれの統合プラグインがインストールされている場合にのみ使用できます。
      添付ファイルタイプ 新しいドキュメントをアップロードするか、ServiceNow Managed Documents からドキュメントを選択するオプション。
      ドキュメント さらにカスタマイズするために、入力可能な PDF の添付ファイルをアップロードするオプション。
      注:
      このフィールドは、[添付ファイルタイプ] で [新規ドキュメントをアップロード] が選択されている場合に表示されます。
      ドキュメントリビジョン ServiceNow Managed Documents からドキュメントを選択するオプション。
      注:
      このフィールドは、[添付ファイルタイプ] で [ドキュメントリビジョンから選択] が選択されている場合に表示されます。
      アクティブ PDF ドキュメントテンプレートを使用できるように有効化するオプション。
      確認応答テキスト 入力したドキュメントを送信するときに、ユーザーにチェックボックスを選択するように求めるテキスト。
      ソーステンプレート 現在のテンプレートのコピー作成元のテンプレート。
    5. オプション: [ PDF を解析 ] 関連リンクを選択すると、PDF の情報とフィールドが自動的に解析され、その情報が PDF マッピングテーブルに保存されて再利用されます。
      各 PDF フィールドを、[License and Permit] インストールベーステーブルの対応する [Mapping Field] にマッピングできるようになりました。
    6. オプション: [ PDF テンプレートマッピング ] 関連リストで、追加の PDF フィールドマッピングを定義します。
      詳細については、「Define a PDF field mapping」を参照してください。
    7. [更新] を選択します。

      生成に使用するドキュメントテンプレートを決定するには、作成されたドキュメントテンプレートを対応するインストールベースアイテム/受領済みアイテム拡張テーブルにマッピングする必要があります。これは、意思決定テーブルのドキュメントテンプレートマッピングを使用することで実現されます。

    8. 移動先 意思決定管理 > Decision Builder.
    9. フォームのフィールドに入力します。
      表 : 2. PDF テンプレートフォーム
      フィールド 説明
      ドキュメントテンプレートカテゴリ このフィールドは、1 つのインストールベースアイテムテーブルに複数のテンプレートを使用する場合に使用します。
      テーブル名 このフィールドは、どのテーブルをドキュメントテンプレートにマッピングするかに使用します。
      ドキュメントテンプレート このフィールドを使用して、特定のドキュメントテンプレートカテゴリとテーブル名に使用するドキュメントテンプレートを指定します。
      isPdfTemplate このフィールドを使用して、選択したドキュメントテンプレートが PDF テンプレート (値 = true) か HTML テンプレート (値 = false) かを示します
    10. 追加のドキュメントテンプレートを設定するには、意思決定行を追加します。

    タスクの結果

    ドキュメントテンプレートによって生成された PDF は、[ 決定を提案 ] アクティビティが付与/承認された後に作成されます。決定ステージの [ ライセンス/許可を作成 ] アクティビティで受信した対応するインストールベースアイテム/アイテムに添付されている生成された PDF を表示できます。

    次のタスク

    [ 参加者 ] 関連リストで、参加者を追加します。詳細については、「Create participants for a PDF document template」を参照してください。