Concepts des documents gérés

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
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    • Les concepts suivants expliquent les documents gérés : Document géré, Collecte de documents, Révisions de documents et Paramètres de document.

    Tableau 1. Concepts
    Concept Description
    Document géré La table Document [dms_document] contient les documents contrôlés via le processus de documents gérés.
    Collecte de documents La table Collecte de documents [dms_collection] permet de regrouper des documents connexes.
    Revues de documents Étant donné que les documents gérés doivent avoir des enregistrements clairs des versions individuelles d’un document, les révisions (y compris le fichier) sont jointes à l’enregistrement de document principal par le biais d’une liste connexe. Les révisions de documents sont contrôlées pour conserver un schéma de dénomination standard et des numéros de version cohérents. Une fois qu’une révision de document est prête, elle peut être envoyée pour révision.
    Paramètres du document
    Important :
    Les paramètres ne contrôlent pas la sécurité des applications ou des documents. Les paramètres organisent uniquement les documents, ils n’affectent pas qui peut accéder aux documents. Pour accorder l’accès à l’application Documents gérés, vous pouvez affecter un rôle. Pour accorder l’accès à un document spécifique, définissez des autorisations utilisateur et groupe.
    Chaque document peut être associé à des paramètres prédéfinis. Les paramètres peuvent vous aider à regrouper des documents.
    • Type : Définit le type de document contrôlé. Les documents du même type utilisent les mêmes contrôles.
    • Classification : définit le niveau de restriction du document, comme public, restreint ou confidentiel.
    • Public : définit les groupes ayant accès au document, par exemple interne ou externe.
    • Formats de nom : définit le format des noms de documents, en veillant à ce que les documents du même type aient le même schéma de noms assemblé à partir de composants de noms.
    • Composants de nom : définit les valeurs de document utilisées dans les formats de nom.
    • Règles d’approbation : définit les approbations que le document doit avoir avant de pouvoir être publié.