Processus d’approbation et de publication de document
Un réviseur approuve ou rejette le document. Un document peut avoir plusieurs réviseurs. Au cours du processus d’approbation, l’approbateur approuve ou rejette le document. Un document passe par le processus d’approbation après le processus de révision. Un document est publié après le processus d’examen et d’approbation.
Un document peut avoir un ou plusieurs réviseurs et aucun approbateur et vice versa. Vous devez disposer du rôle d’administrateur ou de platform_document_management_admin pour créer les règles d’approbation et d’examen.
- Ajoutez des approbateurs et des réviseurs à un document.
- Lancez le workflow d’approbation et de révision pour une version de document.
- Publiez la version approuvée.
- Affichez le flux d’activité du workflow d’approbation et d’examen.
Tous les approbateurs et réviseurs ont un accès en lecture aux documents qu’ils approuvent.
Règle de révision de l’approbation du document
Examen du document
Si le réviseur rejette le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés et la révision est annulée. L’auteur, le propriétaire et le réviseur doivent discuter des modifications à apporter au document. Si le réviseur approuve le document, l’auteur et le propriétaire sont informés que la révision a abouti et le document peut passer à l’étape d’approbation. Si plusieurs réviseurs sont affectés à un document, le premier réviseur à agir dicte ce qu’il advient du document. Par exemple, il y a deux examinateurs, A et B.
Si le réviseur A agit en premier et rejette le document, le processus de révision s’arrête et l’état de révision est défini sur Annulé. Le réviseur B reçoit un e-mail de notification indiquant que la révision a été rejetée et que l’état est changé en N’est plus nécessaire. Si le réviseur A agit en premier et approuve le document, le processus de révision s’arrête et le document peut passer à l’étape d’approbation. L’état du réviseur B devient N’est plus nécessaire.
Approbation de document
Une fois le document examiné, soumettez-le pour approbation. Si le document n’a pas d’approbateur, le processus d’approbation est omis.
Si l’approbateur final approuve le document, l’auteur et le propriétaire en sont informés. Une fois l’approbation finale réussie, l’étape du document passe à Prêt pour la publication dans la liste des versions de document.
- Séquence 1 : approbateurs A et B
- Séquence 2 : Approbateurs C et D
- Séquence 3 : Approbateur E
Les séquences se déroulent dans l’ordre chronologique croissant, les approbateurs A et B reçoivent la demande d’approbation en premier (les approbateurs C, D et E ne font pas encore partie du processus). Comme pour le processus de révision, le premier approbateur à agir dans une séquence dicte ce qu’il advient du document. Si l’approbateur A agit en premier et rejette le document, le processus d’approbation s’arrête et l’état est défini sur Annulé. L’état de l’approbateur B est changé en N’est plus nécessaire. Si l’approbateur A agit en premier et approuve le document, le processus s’arrête et le statut de l’approbateur B devient N’est plus nécessaire. Le document passe ensuite à la séquence d’approbation 2. Une fois qu’au moins un approbateur a approuvé le document dans chaque séquence, l’auteur et le propriétaire sont informés que le document a été approuvé.
Publier un document
Une fois qu’un document a été créé et modifié, la révision peut être soumise pour examen préliminaire et approbation finale. Après l’approbation finale, le document peut être publié.
Si le processus d’approbation et de publication est répété, la révision publiée est retirée lorsque la nouvelle révision est publiée. Tous les workflows s’exécutant sur des révisions précédentes sont annulés lors de la publication du document.