Conseils pour configurer la planification avancée des rendez-vous pour un centre de vaccination

  • Rversion finale: Yokohama
  • Mis à jour 30 janv. 2025
  • 6 minutes de lecture

    • La configuration avancée de la planification des rendez-vous permet aux administrateurs de configurer les durées des rendez-vous, le calendrier quotidien, le calendrier des jours non ouvrés, etc. La configuration est utilisée pour identifier les créneaux disponibles ainsi que la capacité d’un emplacement pour un jour donné. La configuration permet aux utilisateurs de sélectionner des créneaux de rendez-vous en fonction des paramètres que vous configurez.

    Sachez que la modification de certaines valeurs de configuration finalisée d'un centre de vaccination peut avoir des conséquences indésirables sur les rendez-vous existants et futurs.

    Les formulaires et tableaux suivants fournissent des conseils utiles pour gérer les configurations avancées de la prise de rendez-vous pour un centre de vaccination. Ils fournissent également certains des impacts de certains changements. Cependant, ces directives ne traitent pas d’une liste exhaustive de tous les effets secondaires possibles.

    Figure 1. Formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination
    Formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination avec divers champs à remplir. Pour plus d’informations sur les champs disponibles dans le formulaire, consultez la section de formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination qui suit.
    Tableau 1. Formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination

    Champ

    Recommandation et impact

    Nom

    Vous pouvez modifier le champ nom sans provoquer de conséquences indésirables.

    Description

    Vous pouvez modifier le champ description sans provoquer de conséquences indésirables.

    Calendrier des jours non ouvrés

    N’ajoutez pas de nouveau calendrier des jours non ouvrés lorsqu’il existe des rendez-vous existants à l’emplacement actuel. Elle invalide les rendez-vous existants. N’ajoutez pas de jours fériés supplémentaires au calendrier des jours non ouvrés existant. Les nouveaux jours fériés peuvent déjà contenir des rendez-vous réservés.

    Durée du rendez-vous
    • Ne modifiez pas la durée du rendez-vous lorsque des rendez-vous ont déjà été créés à l’emplacement actuel.
    • Impact : modifier la capacité totale d'un emplacement entraîne des chevauchements de créneaux qui entraînent une surréservation des rendez-vous.
    • Par exemple :
      1. Dans votre ancienne configuration, si la fenêtre de rendez-vous était de 5 minutes, le calendrier quotidien aurait été le suivant : de 09 h 00 à 09 h 05, de 09 h 05 à 09 h 10, de 09 h 10 à 09 h 15 et de 09 h 15 à 09 h 20. Dans cette configuration, vous avez des rendez-vous réservés de 09 h 00 à 09 h 05 et de 09 h 05 à 09 h 10, et des rendez-vous disponibles de 09 h 10 à 09 h 15 et de 09 h 15 à 09 h 20.
      2. Si vous créez une nouvelle configuration avec une fenêtre de rendez-vous de 10 minutes, votre calendrier quotidien serait le suivant : de 09 h 00 à 09 h 10, de 09 h 10 à 09 h 20 avec des créneaux disponibles de 09 h 10 à 09 h 20, et les créneaux réels sont affichés dans les mêmes intervalles de 10 minutes.
      3. Le changement de configuration entraîne une surréservation dans le créneau de 09 h 00 à 09 h 10, car il a été réservé pour deux rendez-vous dans la configuration précédente.

    Délai

    Vous pouvez modifier la valeur du délai sans affecter les rendez-vous existants.

    Nombre max. de jours jusqu'à la réservation
    • Ne diminuez pas la valeur, car des rendez-vous peuvent avoir été réservés le dernier jour à l’emplacement actuel. Diminuer la valeur invalide les rendez-vous réservés le dernier jour.
    • Vous pouvez augmenter la valeur du délai sans affecter les rendez-vous existants.

    Date limite de report / annulation
    • Vous pouvez modifier la valeur sous condition.
    • Si un workflow a un impact sur les rendez-vous ou les utilisateurs existants, il n’est pas sûr de modifier la valeur.

    Actif
    • Ne désactivez pas la configuration lorsqu’il existe des rendez-vous existants. Elle invalide les rendez-vous existants.
    • Vous pouvez activer la configuration précédemment inactive sans affecter aucun rendez-vous.
    Figure 2. Formulaire Calendrier des vaccinations
    Formulaire Calendrier de vaccination avec différents champs à remplir. Pour plus d’informations sur les champs disponibles ici, consultez la section du formulaire Configuration du rendez-vous de vaccination qui suit.
    Tableau 2. Formulaire Calendrier des vaccinations

    Champ

    Recommandation et impact

    Nom

    Vous pouvez modifier le champ nom sans provoquer de conséquences indésirables.

    Date de début
    • N’augmentez pas la valeur, car des rendez-vous peuvent être réservés entre l’ancienne date de début et la nouvelle date de début. Augmenter la valeur invalide les rendez-vous réservés entre l'ancienne et la nouvelle date de début.
    • Vous pouvez réduire la valeur uniquement lorsqu'il n'y a pas de créneaux qui se chevauchent et qui sont configurés dans l'autre calendrier sous la même configuration de rendez-vous.
    • Par exemple :
      1. Indiquez que votre ancien calendrier a une date de début du 8 avril 2021 et a des jours pouvant être réservés du lundi au vendredi de 09 h 00 à 18 h 00.
      2. Créez un autre calendrier dans la même configuration de rendez-vous avec une date de début au 1er mars 2021 et une date de fin au 31 mars 2021.
      3. Maintenant, si vous modifiez la date de début du calendrier au 31 mars 2021, cela crée un créneau réservable qui chevauche le calendrier existant le 31 mars 2021, et le système créera une erreur.

    Date de fin
    • Ne diminuez pas la valeur, car des rendez-vous peuvent être réservés entre la nouvelle date de fin et l’ancienne date de fin. Augmenter la valeur invalide les rendez-vous réservés entre la nouvelle et l'ancienne date de fin.
    • Vous pouvez augmenter la valeur uniquement lorsqu'il n'y a pas de créneaux qui se chevauchent et qui sont configurés dans l'autre calendrier sous la même configuration de rendez-vous.

    Rendez-vous par fenêtre
    • Ne définissez pas le nombre de rendez-vous par fenêtre sur 0.
    • Augmentez le nombre de rendez-vous par fenêtre.
    • Ne diminuez pas le nombre de rendez-vous par fenêtre pour une configuration de service lorsque des rendez-vous ont déjà été créés.
    • Notez l’impact : la réduction du nombre total de rendez-vous par fenêtre entraîne une surréservation de rendez-vous par créneau pour les rendez-vous créés avant le changement.
    • Par exemple :
      1. Ancienne configuration : vous aviez 4 rendez-vous par fenêtre. Si le nombre total de fenêtres = 2, votre capacité totale est de 2*4 ou 8. Si vous aviez créé 4 rendez-vous par créneau, la capacité totale utilisée est de 4*2 ou 8.
      2. Nouvelle configuration : vous aviez 2 rendez-vous par fenêtre. Si vous avez deux fenêtres totales, votre nouvelle capacité totale est de 2*2 ou 4. Mais si vous aviez déjà créé 4 rendez-vous par créneau (à partir d'une configuration passée), votre capacité totale est de 4*2 ou 8.
      3. Avec cette configuration, la capacité totale (8) dépasse la nouvelle capacité totale de 4, ce qui entraîne une surréservation des rendez-vous.

    Heure de début quotidienne

    Ne modifiez pas l’heure de début quotidienne lorsque des rendez-vous sont déjà présents. La modification crée une surréservation des créneaux et invalide les rendez-vous précédents.

    Heure de fin quotidienne
    • Vous pouvez augmenter l'heure de fin quotidienne. L’augmentation n’est valide que lorsque la durée du rendez-vous et les valeurs de début quotidien ne sont pas modifiées.
    • Ne définissez pas l’heure de fin quotidienne plus tôt lorsque les rendez-vous sont déjà présents. Cela crée une surréservation des créneaux et invalide les rendez-vous précédents.

    Jours pouvant être réservés
    • Ajouter des jours sans impact sur les rendez-vous existants.
    • Supprimer les jours pouvant être réservés lorsque des rendez-vous ont déjà été créés invalide les rendez-vous passés.
    • Par exemple :
      1. Dans votre ancienne configuration, supposons que le samedi puisse être réservé et que des rendez-vous soient réservés le samedi.
      2. Si vous créez une configuration dans laquelle le samedi ne peut pas être réservé, tous les rendez-vous précédemment réservés pour le samedi ne sont plus valides.

    Inclure une pause quotidienne
    • Ne modifiez pas la valeur de la case à cocher Inclure la pause quotidienne .
    • N’ajoutez pas le temps de pause quotidien si cette case est décochée.
    • Ne modifiez pas la durée de la pause.
    • Ne définissez pas l’heure de début et l’heure de fin de la pause comme étant identiques à l’heure de début et à l’heure de fin quotidiennes, car cela ne générera pas de créneaux réservables.