Créer ou modifier la configuration de service pour Prise de rendez-vous
La prise de rendez-vous au niveau du service permet aux clients de planifier facilement des services spécifiques en personnalisant la disponibilité des rendez-vous, les délais, les notifications et les règles de réservation.
Avant de commencer
Rôle requis : appointment_booking_admin, admin
Vérifiez que vous disposez d’une configuration d’application active (configuration d’ordre de service sur site ou configuration de tâche de service sur site). Vous pouvez créer une configuration au niveau du service dans une configuration au niveau de l’application.
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Pour utiliser la fonctionnalité de Prise de rendez-vous, les administrateurs doivent créer une configuration pour chaque service disponible pour les clients. Dans la configuration du service, les administrateurs peuvent sélectionner un calendrier dans la liste Calendriers et le définir comme Exclu pour l’exclure de la disponibilité des rendez-vous.
Procédure
- Accédez à Tous > Prise de rendez-vous > Configuration de prise de rendez-vous.
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Sélectionnez la configuration souhaitée.
- Pour configurer le service de prise de rendez-vous pour les commandes de travaux, sélectionnez Configuration de commande de service sur site
- Pour configurer le service de prise de rendez-vous pour les tâches de commande de travaux, sélectionnez Configuration de la tâche de service sur site
- Dans la liste connexe Configuration du service de Prise de rendez-vous, cliquez sur Nouveau.
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Renseignez les champs suivants selon vos besoins sur le formulaire.
Tableau 1. Champs de configuration de service de Prise de rendez-vous Champ Description Activer la configuration avancée Option permettant de configurer un calendrier différent au niveau du jour lors de la prise de rendez-vous. Actives Active la prise de rendez-vous pour le service. Remarque :si ce paramètre est désactivé, les clients ne peuvent pas fixer de rendez-vous pour le service, mais peuvent toujours créer des commandes de travaux.Ignorer les notifications par défaut Envoie des notifications aux clients. - FAUX (par défaut) : des notifications sont envoyées au client chaque fois qu’un rendez-vous est planifié, replanifié ou annulé.
- VRAI : aucune notification envoyée.
Informations générales Nom Nom de la configuration de service. Configuration Le nom de la configuration de Prise de rendez-vous à laquelle ce service appartient. Table de disponibilité Table utilisée pour calculer la disponibilité des rendez-vous. La valeur par défaut est la table Tâche d’ordre de travail [wm_task]. Calendriers des jours non ouvrés Calendrier des jours non ouvrés à utiliser lors de la détermination de la disponibilité. Prise de rendez-vous prend en compte le calendrier des jours non ouvrés lors de la détermination du nombre de rendez-vous disponibles et exclut tout jour configuré comme Exclure dans le calendrier. Cliquez sur l'icône de recherche et sélectionnez un calendrier dans la liste des calendriers. Remarque :les calendriers des jours non ouvrés sont utiles lorsque la méthode d'affectation des tâches configurée est Manuellement, ce qui ne tient pas compte des calendriers des agents.Informations du catalogue Élément de catalogue Sélectionnez l’élément de catalogue (service) pour lequel cette configuration s’applique. Remarque :l'élément de catalogue doit exister dans le catalogue de services.Avant de configurer la prise de rendez-vous avec des commandes de travaux, assurez-vous de créer un modèle de commande de travaux. De même, si vous utilisez la prise de rendez-vous avec des tâches de commande de travaux, créez d’abord un modèle de tâche de commande de travaux.
Emplacement Champ du créateur d’enregistrement qui spécifie le lieu de rendez-vous. Assurez-vous que ce champ n’est pas laissé vide et qu’il est rempli avec l’emplacement approprié pour éviter tout problème lors de la replanification d’un rendez-vous.
Le rendez-vous est obligatoire Cochez cette case s’il est obligatoire qu’un client crée un rendez-vous lorsqu’il demande ce service. - Si cette option est activée, le champ Rendez-vous apparaît sur le créateur d’enregistrement et l’utilisateur doit sélectionner un rendez-vous disponible dans la fenêtre Sélectionner un rendez-vous avant d’envoyer la demande de service.
- Si elle est désactivée, l’utilisateur peut envoyer la demande de service sans choisir de rendez-vous.
Contact de l'utilisateur Le champ sur le fournisseur d’enregistrement qui détermine la personne pour laquelle le rendez-vous est créé. Il s’agit d’un champ de référence qui recherche une variable sys_user et définit la variable sur le créateur d’enregistrement, par exemple, Contact. Assurez-vous que ce champ n’est pas laissé vide et qu’il est rempli avec la valeur appropriée pour éviter tout problème lors de la replanification d’un rendez-vous.
Fuseau horaire Fuseau horaire du rendez-vous (fuseau horaire de l’emplacement du contact utilisateur ou de la tâche). Réservation Rendez-vous par fenêtre Nombre de rendez-vous disponibles par créneau horaire. S’applique principalement à l’affectation manuelle. Ce paramètre ne s’applique pas à l’affectation automatique ou à la planification dynamique, sauf si aucun emplacement n’est fourni. Ensuite, la configuration utilise par défaut le nombre de rendez-vous par fenêtre. Délai Durée minimale en heures ou en jours requise à l’avance pour que les clients prennent rendez-vous. La durée par défaut est de 4 heures. Nombre max. de jours jusqu'à la réservation Nombre de jours à partir du jour actuel pendant lesquels un rendez-vous peut être réservé pour ce service. La valeur par défaut est de 14 jours. Date limite de report / annulation Nombre d’heures ou de jours avant un rendez-vous pendant lesquels l’annulation ou le report est autorisé. Le bouton Annuler n’est pas disponible si un utilisateur tente d’annuler ou de reporter un rendez-vous pendant cette période. La valeur par défaut est de 4 heures. Ignorer le délai lors de la replanification Sélectionnez cette option pour ignorer la validation du délai lors de la replanification des rendez-vous. Tenir compte des jours fériés pour le calcul du délai Sélectionnez cette option pour exclure les jours fériés afin de calculer les délais de réservation lors de l’affichage des créneaux de réservation de rendez-vous disponibles. Par exemple, si un jour férié survient pendant la période de calcul du délai, le système ignore le jour férié et calcule le délai en utilisant le jour ouvrable disponible suivant. Rendez-vous Fenêtre de rendez-vous Durée de la fenêtre de rendez-vous. Remarque :prévoyez suffisamment de temps pour que le travail puisse être commencé et terminé pendant cette durée.Utiliser l’heure de fin du créneau comme Sélectionnez si l’agent doit arriver ou terminer la tâche avant l’heure de fin de la fenêtre. Durée de la tâche Temps estimé nécessaire pour accomplir toutes les tâches créées par le créateur d’enregistrement. Cette durée est fixée pour une tâche lorsqu'elle est créée. La durée du travail est utilisée pour déterminer la disponibilité des rendez-vous. Durée de déplacement (aller-retour) Temps moyen de déplacement aller-retour jusqu’au lieu de rendez-vous. La durée de déplacement est utilisée pour déterminer la disponibilité. Horaire quotidien Jours pouvant être réservés Jours de la semaine pour lesquels des rendez-vous peuvent être réservés. La valeur par défaut est du lundi au vendredi. Heure de début quotidienne Début de la journée de travail et première heure de début possible pour une fenêtre de rendez-vous. Heure de fin quotidienne La fin de la journée de travail et la dernière heure de fin possible pour une fenêtre de rendez-vous. Inclure une pause quotidienne Cochez cette case pour planifier une pause pour chaque jour pouvant être réservé, puis sélectionnez les heures de début et de fin de la pause. Peut définir une pause qui s’applique à tous les jours. Aperçu de la réservation de rendez-vous Fournit un aperçu des fenêtres et des heures de rendez-vous en fonction des sélections d'heures de début et de fin, de temps de pause et de fenêtre de rendez-vous. Configuration des recommandations Nombre maximum d’emplacements à recommander Le nombre maximum d’emplacements recommandés. Ce champ n’est disponible que si le module d’extension Prise de rendez-vous avancée (com.snc.advanced_appointment_booking) est activé.
Score de recommandation Indique le score minimum pour recommander un emplacement. Saisissez une valeur comprise entre 0 et 1. Ce champ n’est disponible que si le module d’extension Prise de rendez-vous avancée (com.snc.advanced_appointment_booking) est activé.
- Cliquez sur Envoyer.
Résultats
La configuration de Prise de rendez-vous au niveau du service est configurée ou mise à jour. Les utilisateurs peuvent prendre des rendez-vous en fonction de ces paramètres personnalisés.
Que faire ensuite
Pour une personnalisation plus poussée, vous pouvez créer des règles de configuration de service afin de définir des conditions de réservation spécifiques ou des exceptions pour des lieux ou des scénarios particuliers. Pour plus d'informations, consultez Créer des règles de configuration de service pour une configuration de service.