Créer une règle d’archivage

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 5 minutes de lecture

    • Définissez les critères d’archivage des enregistrements en créant une règle d’archivage.

    Avant de commencer

    Étant donné que vous pouvez définir plusieurs règles d’archivage pour une table, vérifiez toutes les règles d’archivage existantes pour éviter les conflits potentiels. Par exemple, s’il existe une règle pour l’archivage des enregistrements de plus de six mois, la création d’une autre règle pour archiver les enregistrements de plus de trois mois pourrait provoquer un conflit. Dans de tels cas, l’une ou l’autre règle peut potentiellement s’exécuter, chacune archivant les enregistrements dans des conditions différentes.

    Rôle requis : administrateur

    Procédure

    1. Accédez au formulaire de règle d’archivage de l’une des façons suivantes.
      OptionÉtapes
      Utilisation d’une politique de gestion des données
      1. Accédez à la Tout > Gestion des données système > Politiques de gestion des données.
      2. Sélectionnez la politique de gestion des données pour la table contenant les enregistrements que vous souhaitez archiver.
      3. Dans la liste connexe Règles d’archivage, sélectionnez Nouveau.
      Utilisation du module Règles d’archivage
      1. Accédez à la Tout > Archivage système > Règles d'archivage.
      2. Sélectionnez Nouveau.
    2. Renseignez les champs du formulaire.
      Tableau 1. Archiver le formulaire Règle
      Champ Description
      Nom Nom qui identifie la règle. Utilisé comme Valeur d’affichage pour les références à cette règle d’archivage.
      Table Table contenant les enregistrements que vous souhaitez archiver.
      • Vous ne pouvez pas modifier la table dans une règle d’archivage existante. Pour archiver les enregistrements dans une autre table, créez une règle d’archivage.
      • Vous ne pouvez pas sélectionner une table dans un périmètre d’application différent.
      • Vous ne pouvez pas créer une règle d’archivage pour une table où update_synch est défini sur vrai dans l’entrée de dictionnaire de la table.
      • Vous ne pouvez pas créer de règles d’archivage pour certaines tables système internes ou tables périphériques. Par exemple :
        • Audit sys [sys_audit]
        • Enregistrement d’audit supprimé [sys_audit_delete]
        • Changement de relation d’audit [sys_audit_relation]
        • Pièce jointe [sys_attachment]
        • Entrée de journal [sys_journal_field]
      Conserver les références Option permettant de conserver le sys_id d’un champ de référence au lieu de stocker le nom d’affichage sous forme de chaîne dans la table d’archivage.
      Important :
      La case à cocher Conserver les références passe en lecture seule une fois que vous l’avez sélectionnée et que vous avez enregistré la règle d’archivage.

      Lorsque vous activez cette option sur une table contenant des enregistrements archivés, le système retraite automatiquement tous les enregistrements d’archives existants et active les références. Ce processus peut prendre du temps pour les tables d’archivage plus volumineuses. Vous pouvez suivre l’état en consultant la table Migration de référence des règles d’archivage [sys_archive_ref_migration].

      Pour en savoir plus sur la conservation manuelle des références, reportez-vous à la section Processus de migration de données pour l’archivage des données de table à partir de champs non référencés vers des champs de référence.
      Description Description de la règle d’archivage.
      Conditions

      Générateur de conditions pour spécifier les conditions de filtre qui définissent les enregistrements à archiver. Par exemple, vous pouvez archiver des enregistrements inactifs antérieurs à une certaine date.

      Assurez-vous que les enregistrements corrects sont sélectionnés en testant les conditions dans une vue de liste avant d’activer la règle d’archivage. Par exemple :
      • Pour archiver les enregistrements fermés il y a plus de deux ans à compter d’aujourd’hui, utilisez l’opérateur relatif dans une condition telle que [Closed] [relative] [before] [2] [Years] [ago].
      • Pour archiver les enregistrements de l’année en cours et de l’année précédente, et non pas il y a deux ans à compter de la date d’aujourd’hui, utilisez une condition comme [Fermé] [avant] [2 dernières années].
      Réarchivage automatique Option qui permet à un enregistrement restauré d’être automatiquement réarchivé après une période définie.
      Durée réarchivée automatiquement Intervalle de temps avant que l’enregistrement restauré ne soit automatiquement archivé.
    3. Facultatif : Estimez le nombre d’enregistrements à archiver en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation de l’archive .
      L’estimation inclut uniquement les enregistrements primaires et exclut tous les enregistrements connexes ajoutés à la règle d’archivage. L’estimation vous aide à déterminer si la règle d’archivage affecte le nombre d’enregistrements que vous attendez. Si l’estimation est trop élevée ou trop basse, modifiez les conditions de la règle d’archivage en conséquence.
      Le nombre mis à jour apparaît dans le champ Estimation d’enregistrement .
    4. Sélectionnez Soumettre.

    Activer une règle d’archivage

    Prévisualisez les enregistrements que vous souhaitez archiver, puis activez une règle d’archivage.

    Avant de commencer

    Rôle requis : administrateur

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous devez activer la règle d’archivage et sa politique de gestion des données correspondante pour que la règle d’archivage s’exécute.

    Les exemples de règles d’archivage sont inactifs par défaut.

    Procédure

    1. Accédez à la règle d’archivage que vous souhaitez activer de l’une des façons suivantes.
      OptionÉtapes
      Utilisation d’une politique de gestion des données
      1. Accédez à la Tout > Gestion des données système > Politiques de gestion des données.
      2. Sélectionnez la politique de gestion des données pour la table contenant les enregistrements que vous souhaitez archiver.
      3. Dans la liste connexe Règles d’archivage, sélectionnez la règle d’archivage que vous souhaitez activer.
      Utilisation du module Règles d’archivage
      1. Accédez à la Tout > Archivage système > Règles d'archivage.
      2. Sélectionnez la règle d’archivage que vous souhaitez activer.
    2. Facultatif : Estimez le nombre d’enregistrements d’archives en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation de l’archive .
      L’estimation inclut uniquement les enregistrements primaires et exclut tous les enregistrements connexes ajoutés à la règle d’archivage. L’estimation vous aide à déterminer si la règle d’archivage affecte le nombre d’enregistrements que vous attendez. Si l’estimation est trop élevée ou trop basse, modifiez les conditions de la règle d’archivage en conséquence.
      Le nombre mis à jour apparaît dans le champ Estimation d’enregistrement .
    3. Activez la règle d’archivage en sélectionnant la case à cocher Actif .
    4. Facultatif : Archivez immédiatement les enregistrements en sélectionnant le lien connexe Exécuter l’archivage maintenant .
      Le lien connexe Exécuter l’archivage maintenant n’est disponible que si la politique de gestion des données correspondante est activée.

    Résultats

    Les enregistrements qui répondent aux critères de la règle d’archivage sont archivés lors de l’exécution d’archivage suivante.

    Que faire ensuite

    Afficher les enregistrements archivés en naviguant vers Tout > Archivage système > Tables d'archivage et en sélectionnant le module pour la table archivée, par exemple, Archiver les incidents.

    Créer une règle de destruction

    Supprimez les enregistrements archivés et les enregistrements connexes après une durée spécifiée.

    Avant de commencer

    Rôle requis : administrateur

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Vous pouvez associer une règle de destruction à n’importe quelle règle d’archivage dans une politique de gestion des données.

    Si vous devez modifier les propriétés de la règle de destruction qui s’exécutent sur vos données archivées, reportez-vous à la section Archiver la règle et détruire les propriétés de la règle.

    Procédure

    1. Dans le formulaire de règle d’archivage, sélectionnez Créer une règle de destruction.
    2. Dans l’onglet Règle de destruction, renseignez les champs.
      Champ Description
      Actif Option permettant d’activer la règle de destruction.
      Détruire les enregistrements connexes Option de destruction automatique des enregistrements connexes associés aux enregistrements archivés.
      Remarque :
      Les enregistrements périphériques, qui comprennent les enregistrements des tables Entrée de journal [sys_journal_field], Pièce jointe [sys_attachment] et Audit système [sys_audit], sont supprimés automatiquement, même si vous décidez de conserver les enregistrements connexes.
      Durée d'archivage Spécifiez la durée pendant laquelle les enregistrements restent dans la table d’archivage avant que le système ne les supprime.
    3. Facultatif : Estimez le nombre d’enregistrements archivés marqués pour suppression en sélectionnant le lien connexe Recalculer l’estimation de destruction .
    4. Sélectionnez Soumettre.

    Résultats

    Les enregistrements qui ont été archivés plus longtemps que la valeur de la durée d’archivage sont détruits lors de l’exécution de la tâche planifiée. Vous pouvez vérifier la progression en consultant le journal de destruction des archives.