Gérer votre calendrier à l'aide de l'Espace de travail pour l'exploitation des services

  • Rversion finale: Xanadu
  • Mis à jour 1 août 2024
  • 5 minutes de lecture

    • Consultez votre calendrier, créez un événement de type personnalisé, demandez un congé pour une astreinte ou une équipe, ou échangez une équipe avec des collègues à l'aide du calendrier de l'Espace de travail pour l'exploitation des services.

    Avant de commencer

    • Si votre administrateur système a activé la propriété système sn_uib_agent_sp.allow_agent_edit_break, vous pouvez modifier l'heure de début et de fin de votre temps de pause dans un parcours d'équipe.
    • Si votre administrateur système a activé la propriété système sn_uib_agent_sp.allow_agent_add_remove_break, vous pouvez ajouter ou supprimer votre temps de pause dans un parcours d'équipe.

    Rôle requis : sn_shift_planning.agent

    Pourquoi et quand exécuter cette tâche

    Si vous pouvez travailler pendant le quart demandé, vous pouvez également approuver la demande d'échange de quart de votre pair. Lorsque vous demandez un congé pour une équipe d'astreinte, vous pouvez également proposer un agent pour vous remplacer. Vous pouvez également filtrer les agents dans le calendrier de l'équipe en fonction du membre de l'équipe, de l'emplacement, des compétences, du plan d'équipe ou des événements.

    Vous pouvez :
    • échanger des équipes avec des agents qui font partie de votre groupe d'affectation ;

    Procédure

    1. Accédez à Espaces de travail > Espace de travail pour l'exploitation des services.
    2. Cliquez sur l'icône Calendrier.
      Accéder au calendrier :
      • Afficher votre calendrier en cliquant sur l'onglet Mon calendrier. Ensuite, utilisez la liste icône Liste pour sélectionner le calendrier que vous souhaitez afficher par jour, par semaine ou par mois.
      • Afficher le calendrier d'un autre agent en cliquant sur l'onglet Calendrier de l'équipe. Cliquez ensuite sur le calendrier d'un agent pour voir ses heures de travail et de pause.
      Remarque :
      Vous pouvez consulter le calendrier du groupe d'affectation primaire et du groupe d'astreinte dont vous faites partie.
    3. Créez un événement de type personnalisé.
      Vous pouvez créer, modifier ou supprimer des événements de type personnalisé que votre administrateur système a activés en tant qu'événements accessibles aux agents.
      1. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez le nom du type d'événement personnalisé.
      2. Dans le formulaire du type d'événement personnalisé, renseignez les champs requis.
      3. Cliquez sur Enregistrer.
      Pour modifier l'événement, sélectionnez-le, puis sélectionnez l'icône Modifier ( icône Modifier) pour y apporter les changements nécessaires et enregistrez-le. Pour le supprimer, sélectionnez l'icône Supprimer.
    4. Effectuez une demande.
      • Vous pouvez utiliser le champ Composer dans la demande de congé pour communiquer avec votre gestionnaire.
      • Vous pouvez utiliser le champ Composer dans la demande d'échange d'équipe pour communiquer avec vos pairs.
      À Effectuez cette action
      Demander un échange de quart Créez un échange d'équipe, ou procédez à l'échange en sélectionnant une équipe.
      Pour créer un échange d'équipe, procédez comme suit :
      1. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Échange d'équipe.
      2. Renseignez les détails du demandeur.

        Votre nom est automatiquement renseigné dans le champ Demandeur.

        1. Dans le champ Date, sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez échanger l'équipe.
        2. Dans le champ Équipe, sélectionnez l'équipe à échanger. Si vous n'avez qu'une seule équipe pour la date sélectionnée, ce champ est renseigné automatiquement.
      3. Renseignez les détails de l'agent avec lequel vous souhaitez échanger l'équipe.
        1. Dans le champ Agent, sélectionnez le nom de l’agent.
        2. Dans le champ Date, sélectionnez la date pour laquelle vous souhaitez échanger l'équipe.
        3. Dans le champ Équipe, sélectionnez l'équipe à échanger. Si vous n'avez qu'une seule équipe pour la date sélectionnée, ce champ est renseigné automatiquement.
      4. Cliquez sur Envoyer.
      Pour échanger en sélectionnant une équipe, procédez comme suit :
      1. Sélectionnez une équipe sur le calendrier et cliquez sur l'icône Échange d'équipe.
      2. Dans le menu Quart de votre quart, sélectionnez le quart que vous souhaitez échanger avec un autre agent. Ces informations sont remplies automatiquement lorsque vous ouvrez la demande à l'aide de l'icône d'échange de quart.
      3. Dans le champ Agent du quart demandé, sélectionnez l'agent avec lequel vous souhaitez effectuer l'échange.
      4. Dans le menu Quart du quart demandé, sélectionnez le quart de l'agent que vous souhaitez échanger.
      5. Cliquez sur Envoyer.
      Demander un congé pour une équipe de travail Créez une nouvelle demande de congé ou sélectionnez une équipe de travail pour laquelle vous souhaitez prendre un congé.
      Pour créer une demande de congé :
      1. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Congé.
      2. Dans le champ Date de début, cliquez sur l'icône Calendrier, puis sélectionnez la date de début souhaitée du congé.
      3. Dans le champ Date de fin, cliquez sur l'icône Calendrier, puis sélectionnez la date de fin souhaitée du congé.
      4. Cliquez sur Enregistrer.
      Pour créer une demande à partir d'une équipe de travail, procédez comme suit :
      1. Sélectionnez l'équipe de travail dans le calendrier pour laquelle vous souhaitez prendre un congé et cliquez sur l'icône Demander un congé ( icône Demander un congé).

        La date et l'heure de début, ainsi que la date et l'heure de fin sont automatiquement renseignées.

      2. Dans le champ Titre, saisissez un nom pour l'équipe de travail.
      3. Dans le champ Description, expliquez la raison du congé.
      4. Cliquez sur Enregistrer.
      Remarque :
      • Pour modifier une équipe de travail, sélectionnez le parcours d'équipe dans lequel vous souhaitez modifier le temps de pause, sélectionnez l'icône Modifier ( icône Modifier) dans l'équipe de de travail, modifiez les heures de pause souhaitées et cliquez sur Enregistrer.
      Demander un congé pour une équipe d'astreinte Créez une demande de congé d'astreinte ou sélectionnez une équipe d'astreinte pour laquelle vous souhaitez prendre un congé.
      Remarque :
      Les préférences d'approbation des PTO pour chaque groupe d'astreinte sont définies par votre administrateur. Pour en savoir plus, consultez Configurer les préférences d'un groupe d'utilisateurs. La propriété com.snc.on_call_rotation.pto.approval.required doit être définie sur true. Pour en savoir plus, consultez Propriétés système pour la Planification d'astreinte.
      Pour créer une demande, procédez comme suit :
      1. Cliquez sur Nouveau et sélectionnez Congé d'astreinte.
      2. Dans le champ Date de début, cliquez sur l'icône Calendrier, puis sélectionnez la date de début souhaitée du congé.
      3. Dans le champ Date de fin, cliquez sur l'icône Calendrier, puis sélectionnez la date de fin souhaitée du congé.
      4. Dans le champ Groupe, sélectionnez le groupe auquel appartient l'agent que vous proposez en remplacement.
      5. Dans le champ Couverture proposée, sélectionnez le nom de l'agent.
      6. Cliquez sur Enregistrer.

      Pour créer une demande à partir d'une équipe d'astreinte, procédez comme suit :

      1. Dans le calendrier, sélectionnez une astreinte pour laquelle vous souhaitez prendre un congé.
      2. Cliquez sur l'icône Demander un congé ( icône Demander un congé).

        La date et l'heure de début, la date et l'heure de fin et le groupe sont automatiquement renseignés.

      3. Dans le champ Couverture proposée, sélectionnez le nom de l'agent.
      4. Demandez un congé.
      5. Cliquez sur Enregistrer.

      La demande d'échange d'équipe se déplace vers la file d'attente d'approbation de l'agent que vous avez contacté pour l'échange. Pour en savoir plus, consultez Approuver ou rejeter un échange d'équipe.

      La demande de congé se déplace vers la file d'attente d'approbation de votre gestionnaire. Pour en savoir plus sur les approbations, accédez à Suivre et gérer le calendrier de vos équipes.