Allocation des dépenses

  • Rversion finale: Washingtondc
  • Mis à jour 1 févr. 2024
  • 2 minutes de lecture

    • Les dépenses peuvent également être allouées à une entité d'entreprise qui est responsable des dépenses.

    Cette option n'est pas prise en compte comme une facturation, mais peut être utilisée comme source de facturation. L'objectif principal de l'allocation des dépenses est de représenter le consommateur du processus qui a induit certaines dépenses. Pour ce faire, définissez des règles d'allocation des dépenses.

    Exemple simple

    Cet exemple montre l'allocation de chaque ligne de dépense liée au serveur au département responsable du serveur.

    Pour afficher l'exemple :
    1. Accédez à la Gestion financière > Règles d'allocation des dépenses.
    2. Supprimez le filtre de liste pour afficher les règles inactives ainsi que les règles actives.
    3. Sélectionnez la règle Serveur - Département.

    La règle indique que pour chaque ligne de dépense associée (champ Source de dépense) à un serveur avec l'un des statuts sélectionnés, un enregistrement d'emplacement de dépense pour 100 % du montant des dépenses est généré et affecté au département du serveur.

    Pour afficher les allocations des dépenses, ajoutez la liste connexe Allocation des dépenses au formulaire. Le champ Cible est l'unité business à laquelle la dépense est allouée.
    Figure 1. Démonstration des coûts pour allocation des dépenses
    Démonstration des coûts pour allocation des dépenses

    Exemple complexe

    Un exemple plus courant serait d'allouer les coûts d'un service d'entreprise aux consommateurs professionnels. Étant donné que les centres de coûts sont généralement utilisés lors de la référence aux finances des entreprises, cet exemple alloue les coûts des services aux entreprises à chaque centre de coûts qui utilise le service et base le montant alloué sur le montant du service consommé par le centre de coûts.

    Pour voir l’exemple, accédez à Gestion financière > Services d'entreprise et sélectionnez Vente au détail. Passez à la vue Coûts pour accéder à d'autres listes connexes.

    L'enregistrement des Unités d'allocation définit la capacité fournie par ce service. Dans ce cas, le service de vente au détail peut prendre en charge 50 emplacements (unités), dont 45 sont alloués. Une unité est un concept générique qui peut représenter un élément pertinent pour ce service d'entreprise. Cet enregistrement utilise des unités pour représenter l'allocation. L'objectif est d'utiliser le nombre d'unités et le nombre d'unités du centre de coûts pour déterminer un pourcentage du total pour calculer le montant de l'allocation.
    Figure 2. Démonstration des coûts pour unités d'allocation de vente au détail
    Démonstration des coûts pour unités d'allocation de vente au détail
    La liste Relations entre les centres de coûts de CI indique quels centres de coûts utilisent le service et combien d'unités ils utilisent. Ces informations sont utilisées pour déterminer la part des dépenses de service à allouer à chaque centre de coûts. Par exemple, le département Négociation utilise 10 unités sur les 50 allouées, de sorte qu'il recevra 20 % de toutes les dépenses de détail. Il existe également une option à allouer en fonction du total (10 ou 45).
    Figure 3. Démonstration des coûts pour utilisateurs de vente au détail
    Démonstration des coûts pour utilisateurs de vente au détail

    Pour voir comment les lignes de dépense sont allouées, sélectionnez une entrée dans la liste connexe Expense Lines et ajoutez la liste connexe Allocation des dépenses au formulaire Expense Line.

    Voici une dépense de 2 500 $ du serveur dbaix901nyc. Deux allocations des dépenses sont générées à partir de cela. Le centre de coûts Négociations a été alloué à 500 $ (20 %) de la dépense en fonction de la relation du centre de coûts du CI observé précédemment.
    Figure 4. Démonstration des coûts pour exemple de vente au détail
    Démonstration des coûts pour exemple de vente au détail

    Ce type d'allocation business-service-to-cost-center est effectué par la règle d'allocation des dépenses Traiter les relations Svc-CC. Il s'agit d'une règle avancée qui utilise un script pour déterminer la logique d'allocation.