Configurer les synthèses d’e-mail
Utilisez le formulaire Notification pour créer ou modifier le contenu d’une synthèse d’e-mail pour une notification. Vous pouvez également désactiver la synthèse d’e-mail d’une notification afin qu’elle ne soit pas disponible dans les préférences de notification de vos utilisateurs.
Avant de commencer
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Procédure
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Accédez à la Tous > Notification système > E-mail > Notifications.
Action Description Pour créer une notification Sélectionnez Nouveau pour ouvrir le formulaire de notification. Pour modifier une notification Sélectionnez la notification à modifier. - Dans le formulaire Notification, cochez la case Autoriser la synthèse pour afficher l’onglet Ce que la synthèse contiendra et définir le contenu de la synthèse.
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Sélectionnez le type de synthèse.
Type de synthèse Description Enregistrement à cible unique Permet d’envoyer cette notification dans une synthèse d’e-mail lorsqu’elle est déclenchée plusieurs fois pendant l’intervalle sélectionné pour un seul enregistrement cible, par exemple INC001 uniquement.
Enregistrement à cibles multiples Permet d’envoyer cette notification dans une synthèse d’e-mail lorsqu’elle est déclenchée plusieurs fois pendant l’intervalle sélectionné pour un enregistrement à cibles multiples, par exemple INC001, INC002, entre autres.
- Facultatif : Pour appliquer une notification en tant que synthèse, cochez la case Activer par défaut .
- Sélectionnez l’intervalle par défaut.
- Sélectionnez l’onglet Ce que le résumé contiendra .
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Renseignez les champs dans l’onglet Que contiendra le résumé.
L’image montre la vue par défaut de l’onglet. La vue avancée contient d’autres champs (reportez-vous à la table).
Champ Description Modèle de synthèse Si vous souhaitez réutiliser du contenu existant, comme des en-têtes ou des pieds de page, sélectionnez un modèle d’e-mail pour ajouter du contenu à la synthèse de l’e-mail. Objet de synthèse Entrez la ligne d’objet de la synthèse d’e-mail. Le sujet peut inclure des variables de la colonne Sélectionner des variables .
Si ce champ est vide, le système utilise la valeur Objet du modèle d’e-mail. Si vous entrez une valeur dans ce champ, elle remplace la valeur du modèle.Remarque :Pour une synthèse d’e-mail avec plusieurs enregistrements cibles activés, il est recommandé d’utiliser un texte d’objet sans aucune variable dynamique.HTML de synthèse Saisissez le contenu récurrent de la synthèse d’e-mail. Le contenu de la synthèse peut inclure des variables de la colonne Sélectionner des variables .
Les variables sont mappées aux noms de colonnes disponibles dans la table de notification, ses tables parentes et les tables de référence. Utilisez des variables pour inclure des valeurs d’un enregistrement dans la table, telles qu’une brève description d’incident ou des commentaires et notes de travail.
Pour éviter d’ajouter des éléments et supplémentaires
<p>à votre résumé d’e-mail, consultez le billet de blog Interligne supplémentaire avec des balises de paragraphe dans le client de messagerie par un ServiceNow employé dans le ServiceNow Community.<div>Séparateur de synthèse (HTML) Utilisez la ligne pour séparer chaque élément résumé dans la synthèse.
Synthèse à partir de Saisissez l’adresse e-mail à utiliser dans le champ De de la synthèse d’e-mail. Par exemple, helpdesk@yourcompany.com. L’adresse e-mail doit être dans un format valide, sinon un message de notification s’affiche à proximité du champ.
Le changement de cette adresse nécessite une configuration avancée de la messagerie, telle que l’activation du transfert d’e-mail.
Réponse de synthèse à Entrez l’adresse e-mail que vous souhaitez que les gens utilisent lorsqu’ils répondent à la synthèse d’e-mail. Par exemple, helpdesk@yourcompany.com. L’e-mail doit être dans un format valide, sinon un message de notification s’affiche à proximité du champ.
Le changement de cette adresse nécessite une configuration avancée de la messagerie, telle que l’activation du transfert d’e-mail.
Texte de synthèse Saisissez le contenu récurrent du résumé de l’e-mail à envoyer en texte brut. Ce champ s’affiche lorsque vous définissez le type de contenu sur HTML et texte brut ou Texte brut uniquement.
Séparateur de synthèse (texte) [Facultatif] Utilisez le tiret comme ligne pour séparer chaque élément résumé dans la synthèse. Ce champ s’affiche lorsque vous définissez le type de contenu sur HTML et texte brut ou Texte brut uniquement.
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Lorsque vous avez terminé de créer la notification, sélectionnez Envoyer.
L’option Synthèse de l’e-mail s’affiche dans les paramètres de notification de vos utilisateurs.Remarque :Les destinataires de l’e-mail identifiés dans l’onglet Qui recevra recevront la synthèse après l’avoir activée dans leurs préférences de notification. Si l’utilisateur n’est pas un destinataire désigné pour la notification, une synthèse n’est pas générée même si l’utilisateur peut avoir activé la synthèse pour une notification. Dans ce cas, l’utilisateur reçoit les notifications réelles lorsqu’elles sont générées.
- Facultatif :
Pour désactiver la synthèse d’e-mail d’une notification, décochez la case Autoriser la synthèse et sélectionnez Mettre à jour lorsque vous avez terminé vos modifications apportées à la notification.
Lorsque vous désactivez le contenu de la synthèse, l’option de synthèse n’est plus disponible pour la notification et n’est pas répertoriée dans les préférences de notification pour vos utilisateurs. Si un utilisateur a précédemment activé l’option de synthèse pour la notification, le système arrête de collecter ces notifications pour une synthèse et ne génère pas la synthèse.Remarque :Si vous avez désactivé la synthèse et que vous souhaitez la rendre à nouveau disponible, cochez la case Autoriser la synthèse . Le système conserve le contenu du résumé précédemment enregistré et l’affiche dans l’onglet Contenu du résumé .