Documentation collaborative à l’aide de CWM
Gérez toutes sortes de documentations pour les travaux tels que les notes de réunion, les exigences de projet ou les spécifications techniques à l’aide de documents en texte enrichi avec une collaboration en temps réel.
Les documents peuvent être créés dans un espace et organisés en dossiers. Dans un espace, vous pouvez créer plusieurs documents et dans chaque document, vous pouvez créer un nombre illimité de pages pour vous aider à organiser efficacement vos informations.
Fonctionnalités principales de Docs
- Enregistrer automatiquement le contenu.
- Présence de l’utilisateur en direct : voyez qui consulte ou modifie le document en temps réel.
- Notifications @-mention : recevez une notification lorsque quelqu’un vous @mentionne dans un document.
- Modèles : créez et appliquez des modèles de documents.
- Mise en forme du texte enrichi : en-têtes, listes, alignement et autres styles de paragraphe.
- Modification au niveau du bloc : déplacez les blocs de texte pour modifier l’emplacement.
- Références croisées : ajoutez des références à d’autres ServiceNow AI Platform tables pour connecter le travail entre les équipes.
- Commande à barre oblique (/) pour plus d’options :
- Insérer rapidement des tables
- Mentionnez un enregistrement. Voir Liaison dynamique de données.
- Insérer une liste.
- Choisissez les options de mise en forme.
- Copier et coller dans Docs : transférez du texte, des images, des listes et des tableaux entre les pages Docs.
- Caractéristiques de la table :
- Redimensionner la largeur de colonne
- Ajouter de la couleur à une ou plusieurs cellules
- Sélectionner plusieurs cellules à l’aide de la souris ou Maj + touches fléchées
- Supprimez le contenu de plusieurs cellules à l’aide des touches Retour arrière ou Suppr.
- Copiez et collez le contenu de la cellule :
- Copier à partir d’une cellule et coller dans plusieurs cellules
- Copier à partir d’un nombre n de cellules et coller dans un autre ensemble de n nombre de cellules
- Copier plusieurs cellules et les coller en tant que nouveau tableau dans un bloc vide
Images dans les documents
Insérez des images dans vos documents en téléchargeant un fichier depuis votre appareil ou en ajoutant une URL Web. Notez que l’insertion de Google liens Images peut ne pas fonctionner.
Enregistrez des images de vos documents CWM directement sur votre appareil, ce qui facilite leur partage ou leur utilisation en dehors de l’environnement Docs. Cliquez sur une image pour accéder à l’icône de téléchargement (
), puis cliquez sur l’icône pour l’enregistrer sur votre appareil. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l’image et utiliser l’option d’enregistrement intégrée de votre navigateur.
Commentaires en ligne
Ajoutez des commentaires à un texte spécifique dans des documents pour collaborer avec d’autres utilisateurs, fournir des commentaires ou suivre les discussions sans modifier le contenu du document.
- Indication visuelle
- Le texte commenté s’affiche avec un surlignage et un soulignement jaunes. Cliquez sur le texte pour assombrir la surbrillance et ouvrir un popover affichant le fil de commentaires.
- Ajouter un commentaire
- Sélectionnez du texte, puis cliquez sur Commentaire dans la barre d’outils de sélection. Vous pouvez inclure des hyperliens en tapant ou en collant des URL directement dans votre commentaire et ces liens sont automatiquement convertis en un format cliquable lorsque vous publiez le commentaire.
- Mentionner les utilisateurs
- Tapez @ suivi d’un nom pour mentionner quelqu’un dans votre commentaire. Sélectionnez l’utilisateur à partir de la recherche qui s’affiche. Les mentions sont mises en évidence dans le commentaire publié et le système peut déclencher des notifications pour alerter les utilisateurs mentionnés.
- Modifier vos commentaires
- Si vous êtes le propriétaire du commentaire, vous pouvez modifier le texte de votre commentaire. Les commentaires modifiés affichent un indicateur modifié pour montrer qu’ils ont été mis à jour.
- Commentaires sur les données dynamiques
- Ajoutez des commentaires aux éléments de données dynamiques tels que les références et les liens. Cliquez une fois pour ouvrir le popover de commentaire ou cliquez à nouveau lorsque le popover est ouvert pour accéder au contenu référencé.
- Restrictions des commentaires
- Les commentaires qui se chevauchent sur le même texte ne sont pas pris en charge : répondez plutôt aux threads existants. Les commentaires ne peuvent pas être ajoutés aux éléments non textuels tels que les images et les cellules de tableau.
- Afficher ou masquer les points forts
- Activez ou désactivez les surbrillances des commentaires pour basculer entre une vue balisée et une vue de lecture nette.
- Exporter le comportement
- Les commentaires et les surlignages sont exclus lorsque vous exportez un document au format PDF ou que vous le dupliquez.
- Accès en lecture seule
- Les utilisateurs disposant d’un accès aux documents en lecture seule peuvent toujours ajouter et afficher des commentaires.
Liaison de données dynamique dans les documents
Gardez les informations d’enregistrement de votre documentation toujours à jour et réduisez les efforts manuels grâce à la fonctionnalité de liaison dynamique des données dans Docs. Vous pouvez désormais référencer n’importe quel ServiceNow enregistrement d’application et Docs reflétera automatiquement les dernières mises à jour de ces enregistrements.
Par exemple, si vous ajoutez une référence à un enregistrement d’incident, la référence affiche les dernières informations de champ de l’incident dans les documents sans nécessiter de modifications manuelles. La sélection de la référence d’incident ouvre le formulaire d’incident afin que vous puissiez voir tous les détails de l’incident et apporter les changements nécessaires.
Un popover de survol affiche les détails de l’enregistrement mentionné, fournissant un accès rapide à des informations supplémentaires sans quitter le contexte actuel.
La liaison dynamique permet également d’ajouter des références à un champ particulier d’un enregistrement, tel que Affecté à d’un enregistrement d’incident.
Vous pouvez ajouter des références à partir de n’importe quelle ServiceNow table à laquelle vous avez accès, sans installation ni configuration requise.
Cette fonctionnalité réduit la nécessité de passer d’une application à l’autre ServiceNow au sein de votre instance et permet de maintenir une source de vérité unique et fiable pour le travail collaboratif, ce qui permet aux équipes de rester plus facilement alignées et informées.
Collaboration en temps réel dans les CWM documents
Contenu brouillon à l’aide de Now Assist pour CWM
Générez du contenu Now Assist pour CWM directement dans vos documents à l’aide d’invites personnalisées. De plus, résumez les sections existantes, élaborez si nécessaire et affinez les brouillons pour améliorer votre productivité.
Vous pouvez interagir directement Now Assist dans votre document pour créer du contenu, ajouter du contexte ou améliorer des sections existantes. Cela vous aide à rédiger plus rapidement, à affiner les idées et à garder votre travail pertinent sans quitter la page.
- Travailler avec le contenu de l’ensemble de la page
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En voici quelques exemples :
- Pour les équipes marketing : Créez une annonce de lancement de produit convaincante mettant en évidence les principaux avantages et l’attrait émotionnel pour notre public cible.
- Pour les équipes juridiques : rédigez un résumé de la politique de confidentialité dans ce document, que les clients peuvent facilement comprendre.
- Pour les équipes produit : analysez les commentaires des clients dans ce document, regroupez-les en 5 principaux thèmes et suggérez 3 principales améliorations pour un impact maximal.
Now Assist utilise le contexte de votre page de document pour générer une réponse.
- Affiner, développer ou améliorer le contenu existant dans la page
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En voici quelques exemples :
- Si vous avez une liste de parties prenantes, vous pouvez demander des précisions sur la portée de ces rôles.
- Réécrivez cela sur un ton décontracté.
- Obtenir de l’aide sur une page vide
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En voici quelques exemples :
- Générez 5 questions brise-glace pour une session virtuelle de renforcement de l’esprit d’équipe.
- Rédigez un article de blog de 3 paragraphes expliquant pourquoi [tendance de l’industrie] change la façon dont les entreprises fonctionnent.
- Générez un plan pour les tâches de la campagne Instagram pour une initiative de hackathon.
- Répondre aux questions dans le contexte de ce document
- Que le contenu du document soit ajouté manuellement ou généré à l’aide de Now Assist, vous pouvez poser des questions pour trouver quelque chose dans le contexte de la page.
Par exemple, si vous avez un document de charte de projet, vous pouvez essayer de demander Quel est le budget total de ce projet et quelle partie est la plus chère ?
Générer des tâches à partir de documents et les ajouter au tableau à l’aide de Now Assist pour CWM
Utilisez les options de l’IA générative pour Now Assist créer des tâches à partir du contexte de vos documents. Dans l’en-tête du document, sélectionnez Créer des tâches et Now Assist génère des recommandations de tâches pour vous et vous guide pour les ajouter au tableau requis dans CWM l’espace de travail.