Adobe Sign Spoke
Automatisez le processus d'envoi d'un document juridique à une personne ou à une liste de destinataires pour signature électronique à l'aide de Adobe Sign. Par exemple, automatisez la gestion des processus d'intégration et de départ des employés, ou l'envoi des accords de confidentialité, des accords juridiques et des énoncés de travaux pour signature électronique. Utilisez les données ServiceNow dans des modèles de documents et permettez aux utilisateurs de charger des documents pour les signer si nécessaire.
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Abonnement à Centre d'intégration
Ce spoke requiert un abonnement au Centre d'intégration. Pour plus d'informations, consultez Calendriers juridiques - Vue d'ensemble du Centre d'intégration.
Version de spoke
Adobe Sign Spoke V2.9.0 est la dernière version.
Dépendances des spokes
Si vous rencontrez des difficultés pour installer l'application, assurez-vous que les modules d'extension dépendants suivants sont installés :
- Étape d’action ServiceNow Centre d’intégration – REST (com.glide.hub.action_step.rest)
- ServiceNow IntegrationHub Runtime (com.glide.hub.integration.runtime)
Versions prises en charge
Ce spoke a été conçu pour Adobe Sign la version d’API v6, mais peut être compatible avec les versions ultérieures.
Fonctionnalités principales
- Automatisez le processus d’envoi d’un document juridique à une personne ou à une liste de destinataires pour signature électronique.
- Copiez et personnalisez les exemples de flux pour l’envoi de documents transitoires ou Adobe Sign de documents de bibliothèque pour signature électronique.
- Détecter et synchroniser les Adobe Sign documents.
- Mettez en pause un flux jusqu’à ce qu’un accord ou un document soit signé. Un webhook d’API REST scripté attend que le destinataire signe le document.
- Utilisez les valeurs d’un document signé dans un flux.
- Gérez le cycle de vie des documents à Adobe Sign partir de l’instance ServiceNow .
Exigences relatives au spoke
- Adobe Sign compte
- Adobe Sign Informations d’identification d’administrateur de compte pour effectuer les tâches spécifiques au compte requises dans Adobe Sign
- Adobe Sign Informations d’identification de l’administrateur de groupe pour effectuer les tâches spécifiques au groupe requises dans Adobe Sign.Remarque :L’administrateur de compte ou l’administrateur de groupe peut ajouter des utilisateurs aux groupes. Ces utilisateurs ne peuvent accéder qu’aux informations spécifiques à leur groupe.
- Adobe Sign Application configurée pour s’intégrer à ServiceNow
- Adobe Sign détails de l’application tels que l’ID d’application et le secret client.
- ServiceNow Informations d’identification de l’administrateur pour créer et synchroniser les groupes requis Adobe Sign avec ServiceNow.Remarque :
- Il s’agit du rôle administrateur par défaut créé lorsque est Adobe Sign Spoke activé.
- ServiceNow L’administrateur a accès aux informations sur tous les groupes synchronisés avec ServiceNow et Adobe Sign toutes les tables faisant partie du Adobe Sign Spoke .
- Le rôle d’utilisateur spécifique au groupe est créé dans ServiceNow, lorsque le groupe est créé dans l’instance ServiceNow . Les utilisateurs du groupe ont accès aux informations spécifiques à leurs Adobe Sign groupes uniquement et ne peuvent afficher que les données spécifiques au groupe dans les tables qui font partie de la Adobe Sign Spoke .
- Abonnement à Centre d'intégration
Flux de spoke
Fournit Adobe Sign Spoke des exemples de flux pour illustrer l’automatisation Adobe Sign des tâches. Pour personnaliser un exemple de flux, copiez-le dans le périmètre de l’application requis. Exemples de flux disponibles :
| Flux | Description |
|---|---|
| Adobe Sign : envoyer un exemple d’accord de confidentialité | Envoie un cahier des charges pour signature électronique à l’aide d’un Adobe Sign document de bibliothèque lorsqu’une Catalogue de services demande est créée par Adobe Sign - Élément de démonstration d’énoncé des travaux . Avant d’utiliser ce flux, activez l’élément de catalogue Adobe Sign - Énoncé des travaux . |
| Adobe Sign : exemple d’énoncé des travaux | Envoie un accord de confidentialité pour signature électronique à l’aide d’un Adobe Sign document de bibliothèque lorsqu’une Catalogue de services demande est créée par Adobe Sign - Élément de démonstration d’énoncé des travaux . Avant d’utiliser ce flux, activez l’élément de catalogue Adobe Sign - Énoncé des travaux . |
Le Adobe Sign Spoke ajoute des éléments de catalogue à utiliser avec les exemples de Adobe Sign Spoke flux. Avant de déclencher un exemple de Adobe Sign Spoke flux, activez ces éléments de catalogue.
| Élément de catalogue | Description |
|---|---|
| Adobe Sign : exemple d’énoncé des travaux | Envoie un énoncé des travaux pour signature électronique à l’aide d’un Adobe Sign document de bibliothèque. |
| Adobe Sign : envoyer un exemple d’accord de confidentialité | Envoie un accord de confidentialité pour signature électronique à l’aide d’un document de Adobe Sign bibliothèque. |
Flux secondaires du spoke
Fournit Adobe Sign Spoke un exemple de flux secondaire pour illustrer l’automatisation des Adobe Sign tâches. Pour personnaliser l’exemple de flux secondaire, copiez-le dans un nouveau périmètre de l’application. Exemple de flux secondaire disponible : Obtenir des documents par groupe. Le flux secondaire récupère les documents pertinents pour un Adobe Sign groupe et les stocke dans la table Documents AdobeSign.
Actions du spoke
Fournit Adobe Sign Spoke des actions permettant d’automatiser Adobe Sign les tâches lorsque des événements se produisent dans ServiceNow. Les actions disponibles sont les suivantes :
| Catégorie | Action | Description |
|---|---|---|
| Gestion des documents | Joindre la piste d’audit de l’accord à un enregistrement ServiceNow | Télécharge la piste d’audit de l’accord pour l’accord spécifié à partir d’Adobe Sign et la joint à un enregistrement ServiceNow. |
| Joindre un document de l’accord à un enregistrement ServiceNow | Télécharge le document d’accord pour l’accord spécifié à partir d’Adobe Sign et le joint à un enregistrement ServiceNow. | |
| Joindre l’accord signé à un enregistrement ServiceNow | Télécharge un Adobe Sign document et le joint à l’enregistrement de l’accord pertinent ServiceNow . | |
| Convertir un document transitoire en document de bibliothèque | Convertit un document transitoire en document de bibliothèque. Garantit que le document est disponible dans la bibliothèque pendant plus de temps que la période transitoire de purge de 7 jours stipulée. | |
| Rechercher les documents d’accord | Récupère les documents de l’accord pour l’accord spécifié. | |
| Rechercher un ID d’accord | Récupère l’ID de l’accord à partir de la ServiceNow table Accord. | |
| Rechercher le flux d’accords | Récupère la liste des accords. | |
| Rechercher l’ID de document de la bibliothèque | Récupère l’ID du document de bibliothèque à partir de la ServiceNow table Documents. | |
| Rechercher le flux de documents de bibliothèque | Récupère la liste des documents de la bibliothèque. | |
| Définir le champ de l’accord | Crée une liste de champs pour un projet d’accord. | |
| Charger la pièce jointe en tant que document transitoire | Charge une pièce jointe Adobe Sign en tant que document transitoire. Le document transitoire est disponible pendant une période de 7 jours. | |
| Gestion de MegaSigns | Annuler les MegaSigns | Annule un MegaSigns qui est déjà prêt pour signature. |
| Vérifier l’état de MegaSigns | Vérifie l’état d’un enregistrement MegaSigns. | |
| Créer des brouillons de MegaSigns | Crée un enregistrement MegaSigns à l’état de brouillon. | |
| Télécharger les participants et fusionner les champs pour le document | Télécharge un exemple de fichier CSV pour un document de bibliothèque donné qui contient des informations sur les participants MegaSigns et les champs de formulaire. | |
| Rechercher un flux de MegaSigns | Récupère la liste de tous les enregistrements MegaSigns. | |
| Envoyer des MegaSigns | Finalise le brouillon et envoie la pièce jointe MegaSigns pour signature. | |
| Attendre la signature de MegaSign d’Adobe Sign | Cette action attend le webhook Adobe Sign jusqu’à ce que tous les participants signent ou annulent le document. | |
| Gestion des signatures | Ajouter un participant à l’accord | Construit une liste de participants itérativement au fil du temps et ajoute un participant à l’enregistrement de l’accord local ServiceNow . |
| Ajouter un participant à l’accord avec authentification OTP par e-mail | Ajoute un nouveau participant à un accord et vérifie son identité à l’aide d’un mot de passe à usage unique (OTP) par e-mail. Les participants recevront l’OTP dans un e-mail et devront le saisir avant de pouvoir signer ou approuver le document. Cette étape supplémentaire permet de sécuriser vos accords en veillant à ce que seules les bonnes personnes puissent y accéder. | |
| Ajouter un participant à l’accord avec authentification par mot de passe | Ajoute un nouveau participant à un accord et vérifie son identité à l’aide d’un mot de passe prédéfini. Le participant doit saisir le mot de passe correct avant de pouvoir afficher, signer ou approuver le document. Cette étape supplémentaire permet de sécuriser vos accords en veillant à ce que seule la personne qui connaît le mot de passe puisse poursuivre l’accord. Remarque : Lorsqu’elle est activée, la tâche planifiée du planificateur pour supprimer le mot de passe du participant supprime automatiquement les mots de passe stockés au cours des 30 derniers jours. Pour plus d’informations, consultez la section Travail planifié de spoke. |
|
| Ajouter un participant à l’accord avec authentification par téléphone | Ajoute un nouveau participant à un accord et vérifie son identité à l’aide d’un mot de passe à usage unique (OTP) dans un SMS. Les participants recevront l’OTP dans un SMS au numéro de téléphone spécifié et devront le saisir avant de pouvoir signer ou approuver le document. Cette étape supplémentaire permet de sécuriser vos accords en veillant à ce que seules les bonnes personnes puissent y accéder. | |
| Ajouter des rappels de participants à l’accord | Crée un ou plusieurs rappels pour les participants spécifiés associés à l’accord spécifié. | |
| Annuler l'accord | Annule un accord qui a été envoyé pour signature. | |
| Vérifier l’état de l’accord | Récupère l’état d’un accord. | |
| Créer un projet d’accord | Crée un accord à l’état de projet dans Adobe Sign et un enregistrement de brouillon dans la ServiceNow table Accord. | |
| Finaliser le brouillon et envoyer l’accord | Envoie un projet d’accord à la liste des participants pour signature. Remarque : Vous devez utiliser les actions Créer un projet d’accord et Définir le champ de l’accord avant d’utiliser cette action. |
|
| Générer une URL d’envoi intégrée | Génère une URL qui vous permet d’intégrer la vue de l’expéditeur d’accord sur Adobe Sign. | |
| Rechercher les événements de l’accord | Récupère les informations sur les événements pour l’accord spécifié. | |
| Rechercher un projet d’accord | Récupère les informations et les détails ETag du projet d’accord, qui sont requis lors de la finalisation du projet d’accord. | |
| Rechercher la valeur d’un champ de formulaire à partir d’un accord | Récupère la valeur du champ requis à partir d’un accord existant dans Adobe Sign. | |
| Rechercher l’URL de signature | Récupère une URL de signature intégrée. Ceci est utile pour les scénarios impliquant une signature en personne. | |
| Envoyer l’accord | Envoie un ou plusieurs documents, ainsi que leur séquence, pour signature à un ou plusieurs participants. | |
| Mettre à jour les champs de formulaire et envoyer l’accord | Permet aux participants de mettre à jour ou de modifier les champs de formulaire d’un accord avant de l’envoyer pour signature. | |
| Attendre la signature d’Adobe Sign | Attend que le participant signe ou rejette le document dans Adobe Sign. Puis met à jour l’état de signature dans ServiceNow. | |
| Attendre la signature d’Adobe Sign | Cette action attend le webhook Adobe Sign jusqu’à ce que le participant ait signé ou refusé le document. Met à jour l’état dans la table Accord ServiceNow . | |
| Gestion des utilisateurs | Activer un utilisateur | Active un utilisateur existant dans Adobe Sign. |
| Désactiver un utilisateur | Désactive un utilisateur existant dans Adobe Sign. | |
| Rechercher un ID d’utilisateur par e-mail | Récupère l’ID d’un utilisateur existant dans Adobe Sign. | |
| Rechercher un flux d'utilisateurs | Récupère la liste de tous les utilisateurs. | |
| Gestion des Webhook | Créer un webhook | Crée un webhook pour notifier les événements de signature dans Adobe Sign. |
| Rechercher un flux de webhooks | Récupère la liste des webhooks. | |
| Supprimer le webhook | Supprime un webhook d’Adobe Sign. |
Module de spoke
- Accords [sn_adobesign_spoke_agreement]
- Documents [sn_adobesign_spoke_adobe_sign_documents]
- Groupes [sn_adobesign_spoke_adobesign_group_details]
- Informations du client [sn_adobesign_spoke_client_details]
| Table | Description | Champs |
|---|---|---|
| Accords | Adobe Sign accords des groupes et comptes synchronisés Adobe Sign . Les enregistrements de la table Accords ne sont mis à jour avec l’état de signature que lorsque le webhook est configuré pour le Adobe Sign compte. |
|
| Documents | Adobe Sign Documents des groupes et comptes synchronisés Adobe Sign . Pour synchroniser les comptes, consultez la rubrique Synchroniser Adobe Sign avec ServiceNow. Le flux secondaire Obtenir des documents par groupe récupère une liste des documents de chaque Adobe Sign groupe. Remarque : L’accès aux documents est basé sur les rôles d’utilisateur du groupe. |
|
| Groupes | Adobe Sign Groupes synchronisés avec ServiceNow. L’administrateur crée des groupes dans l’instance ServiceNow et fournit les détails requis pour la synchronisation avec .Adobe Sign Remarque : Le rôle d’utilisateur est créé lorsqu’un Adobe Sign groupe est créé dans l’instance ServiceNow . Les utilisateurs disposant du rôle spécifique au groupe peuvent accéder aux documents et accords pertinents pour le Adobe Sign groupe. |
|
| Informations du client | Informations d’identification des groupes synchronisés avec ServiceNow.Adobe Sign |
|
| MegaSigns | Adobe Sign MegaSigns à partir des groupes et comptes synchronisés Adobe Sign . Les enregistrements de la table MegaSigns ne sont mis à jour avec l’état de signature que lorsque le webhook est configuré pour le Adobe Sign compte. |
|
Travail planifié de spoke
Pour supprimer les mots de passe associés à l’action Ajouter un participant à l’accord avec authentification par mot de passe qui ont été stockés au cours des 30 derniers jours, vous pouvez utiliser la tâche planifiée Planificateur pour supprimer le mot de passe du participant. Vous pouvez également effectuer un changement lorsque le planificateur s’exécute.
Pour le configurer, accédez à et activer la tâche planifiée.
Groupes et rôles d’utilisateur
Créez un groupe dans votre ServiceNow instance pour synchroniser le groupe avec le groupe correspondant dans Adobe Sign.
- Documents et accords
- Alias de connexion et d’informations d’identification
- Enregistrements d’informations d’identification
- Registres d'application
- Données des tables de Adobe Sign Spoke
Pour exécuter des flux et des flux secondaires, les utilisateurs du groupe doivent également avoir ces rôles :
- connection_admin
- credential_admin
- flow_designer
- oauth_admin
- script_debugger
- view_changer
Seul ServiceNow l’administrateur a accès aux informations sur tous les Adobe Sign groupes synchronisés avec l’instance ServiceNow .
Adobe Acrobat Sign Exigences de compte
Pour générer des jetons OAuth, une Adobe Sign Spoke application personnalisée est nécessaire de créer une application personnalisée sur votre compte Adobe Sign.
Exigences en matière d'alias de connexion et d'informations d'identification
Centre d'intégration utilise des alias pour gérer les informations de connexion et d'identification. L'utilisation d'un alias élimine la nécessité de configurer plusieurs informations d'identification et profils d'informations de connexion lors de l'utilisation d'environnements multiples. Si les informations de connexion ou d'identification changent, il n'est pas nécessaire de mettre à jour les actions qui utilisent la connexion. Pour en savoir plus, consultez Connections and Credentials.
Un exemple d’alias de connexion et d’informations d’identification est fourni à des fins de démonstration. ServiceNow L’administrateur doit créer un alias pour chaque Adobe Sign groupe afin de synchroniser ce groupe avec l’instance ServiceNow . Par exemple, vous pouvez avoir différents enregistrements d’alias de connexion et d’informations d’identification, un pour chaque unité commerciale de votre organisation (RH, Juridique, Finances, etc.). Pour en savoir plus sur la configuration du spoke, consultez Synchroniser le Adobe Sign groupe avec ServiceNow.