La planification dynamique rationalise l’allocation des commandes de travaux et des tâches aux agents de service sur site en temps réel. Ce processus complexe garantit que chaque tâche est associée à l’agent le plus approprié au moment le plus approprié, en tenant compte d’une série de variables, notamment la disponibilité de l’agent, l’emplacement, les compétences et la charge de travail.

Voici les étapes clés impliquées dans le processus de planification dynamique :

Identification de la tâche

Le processus commence par l’identification de la liste des tâches en attente d’expédition. Ces tâches peuvent provenir de demandes du client, d’accords de service ou de calendriers de maintenance. Les attributs clés des tâches, tels que les dépendances, les accords sur les niveaux de service et les préférences des clients, sont essentiels pour déterminer le moment optimal pour l’achèvement des tâches.

Remarque :

Les tâches de commande de travaux dont le calendrier est verrouillé sont exclues du processus de planification dynamique.

Lancer le processus de planification

La planification dynamique peut être déclenchée manuellement par un répartiteur ou automatiquement par le système.

1. Lorsqu’ils sont déclenchés manuellement, les répartiteurs sélectionnent plusieurs tâches dans la file d’attente de répartition et utilisent la fonctionnalité d’affectation automatique pour lancer le processus de planification dynamique.
2. Le déclenchement automatique se produit lorsque le système surveille en permanence les états des tâches et des agents. Si les conditions de filtrage prédéfinies sont remplies ou si des intervalles spécifiques sont atteints, le processus de planification dynamique est automatiquement lancé.

Affectations de tâches d’agent

Une fois activé, le système identifie les groupes de travail potentiels capables d’exécuter les tâches. Il optimise ensuite intelligemment l’affectation des tâches aux agents en fonction de facteurs tels que la disponibilité, l’emplacement, les compétences et la charge de travail des agents. L’objectif est de jumeler chaque tâche avec l’agent le plus approprié.

Recommandations d’agent

Le système génère des recommandations d’agent pour chaque tâche, en tenant compte d’attributs tels que les compétences de l’agent, l’emplacement et la disponibilité. Ces suggestions sont dérivées d’un algorithme d’optimisation conçu pour associer les tâches aux agents les plus appropriés. Les recommandations sont présentées au répartiteur pour confirmation. Le répartiteur examine ces recommandations et peut tenir compte de considérations supplémentaires avant de finaliser les affectations. Cette étape garantit que les tâches sont affectées aux agents les plus appropriés, optimisant ainsi l’efficacité globale du processus de planification dynamique.

Confirmation du répartiteur

Le répartiteur confirme les affectations de tâches en fonction des recommandations. Si l’affectation automatique est désactivée, le résultat du processus de planification dynamique est généralement présenté au répartiteur pour confirmation et approbation avant l’affectation des tâches. Le répartiteur peut prendre en compte des facteurs supplémentaires, spécifiques aux exigences de la tâche, à l’urgence ou aux préférences du client, avant de confirmer les affectations.

Heures de début et mises à jour des tâches

Cette étape implique de planifier les heures de début des tâches en fonction de leur urgence, de leurs dépendances et d’autres critères pertinents. Au fur et à mesure de l’avancement des tâches, le système met continuellement à jour les états des tâches, la disponibilité des agents et les modifications des données en temps réel.

Annulation et réaffectation

Dans les situations où il y a des changements dans la disponibilité des agents ou les priorités des tâches, le système peut annuler ou réaffecter des tâches pour garantir une allocation efficace des ressources. Cela devient particulièrement pertinent pendant le congé d’un agent ou lorsque des tâches plus prioritaires nécessitent une attention particulière.

Flux de processus de planification dynamique

Voici le diagramme de flux de processus pour la planification dynamique.