Demander une action d’approbation
Demander l’approbation d’un enregistrement. Configurez un ensemble de règles pour approuver, rejeter ou annuler automatiquement une demande d’approbation sans avoir à écrire de script. Ajoutez une date d’échéance pour approuver, rejeter ou annuler automatiquement lorsqu’une décision n’a pas été prise à une heure désignée.
Les approbations jouent un rôle central dans le contrôle de la progression du workflow. Ils s’assurent que les bonnes personnes examinent et autorisent le travail avant qu’il ne poursuive, ce qui est essentiel pour la gestion des incidents, les demandes de changement, l’exécution du catalogue et tout processus où une gouvernance structurée et la conformité sont importantes. Pour plus d’informations sur les approbations, reportez-vous à .Approbations classiques
Rôles et disponibilité
Disponible en tant qu’action Studio de workflow ServiceNow de base. Les utilisateurs disposant du rôle flow_designer ou administrateur peuvent ajouter une action à un flux et définir les détails de la configuration.
Entrées
- Enregistrement
- Type de données : Record
Référence à l’enregistrement à approuver. Si l’enregistrement contient un champ d’approbation, Studio de workflow définit automatiquement l’entrée du champ d’approbation.
- Table
- Type de données : Table Name
Nom de table de l’enregistrement associé à la demande d’approbation. La table que vous sélectionnez doit prendre en charge les approbations grâce à un champ État d’approbation. Par exemple, la Task table et ses extensions contiennent des champs d’approbation.
- Motif d'approbation
- Type de données : String
Chaîne de texte contenant une justification de l’approbation. Vous pouvez utiliser ce champ pour l’audit et la conformité aux réglementations. Ces informations sont stockées dans la table d’approbation [sysapproval_approver]. Par exemple, vous pouvez répertorier les raisons pour lesquelles une demande d’approbation spécifique est nécessaire de la part d’une personne ou d’un groupe.
- Champ d’approbation
- Type de données : Field Name
Champ contenant les résultats des demandes d’approbation.
- Champ journal
- Type de données : Field Name
Champ dans lequel stocker l’historique et les commentaires associés à la demande d’approbation.
- Règles
- Type de données : Approval Rules
Configurez les utilisateurs qui peuvent approuver ou rejeter les demandes et ce qui se passe une fois l’enregistrement approuvé ou rejeté.
Les règles utilisateur d’approbation ou de rejet incluent :- Personne n’approuve. Utilisez cette option quand n’importe quel utilisateur répertorié peut approuver.
- Tous les utilisateurs approuvent. Utilisez cette option lorsque tous les utilisateurs répertoriés doivent approuver.
- Tous ont répondu et tout le monde approuve. Utilisez cette option lorsque chaque utilisateur doit répondre, mais qu’un seul utilisateur doit approuver.
- % d’utilisateurs approuvent. Utilisez cette option lorsqu’une majorité d’utilisateurs est nécessaire pour approuver.
- # d’utilisateurs approuvent. Utilisez cette option lorsqu’un nombre spécifique d’utilisateurs doit approuver.
Dans le champ en regard de la règle d’approbation, ajoutez les utilisateurs d’approbation souhaités. Pour ajouter des utilisateurs d’approbation :
- Sélectionnez des utilisateurs individuels ou des groupes.
- Faites glisser ou sélectionnez un champ à partir d’un enregistrement.
- Sélectionner Approbateurs
pour permettre à un approbateur manuel de traiter une approbation ou un rejet. Un approbateur manuel est un utilisateur ajouté manuellement à la liste connexe des approbateurs qui peut ensuite approuver la demande. Par exemple, vous pouvez ajouter manuellement un expert technique à une tâche pour approuver la demande. Pour en savoir plus sur l’ajout d’approbateurs manuels, reportez-vous à la section Générer des approbations à l’aide de la liste connexe des approbateurs.
Remarque :Par défaut, Demander l’approbation génère des enregistrements d’approbation pour les utilisateurs et les groupes inactifs. Ce comportement permet à un flux ou à une action de continuer à fonctionner même lorsqu’un utilisateur ou un groupe spécifique est désactivé par la suite. Si vous souhaitez modifier le comportement de génération d’approbations pour les entités inactives, définissez la propriété système com.glide.hub.flow.approval.allow_inactive_entity. Consultez Studio de workflow Propriétés système du flux.Définissez des règles de rejet en ajoutant un autre ensemble de règles OU. Lors de la définition des approbations, incluez les règles de refus qui s’exécutent lorsqu’aucune approbation ne correspond. Ces règles de rejet empêchent le flux de rester dans un état d’attente. Par exemple, si une approbation peut être approuvée par n’importe qui, créez une règle de refus basée sur le temps au cas où personne ne l’approuverait.
Remarque :Si vous définissez une règle d’approbation sans règle de refus (ou vice versa) et que l’état d’approbation attendu n’est pas atteint, la valeur d’exécution est annulée.Pour plus d’informations sur l’utilisation du script en ligne pour spécifier des règles d’approbation, consultez le billet de blog Approbations scriptées dans le Concepteur de flux avec variables de flux sur le ServiceNow Community.
- Date d'échéance
- Type de données : Schedule Date/Time
Date d’échéance d’un état d’approbation pour éviter que le flux n’attende interminablement l’approbation.
Sortie
Ces sorties apparaissent dans le panneau Données. Vous pouvez les utiliser comme entrées ailleurs dans votre flux.
- État d'approbation
- Type de données : Choice
État d’achèvement de la demande d’approbation. La page des détails d’exécution du flux affiche l’une de ces valeurs.
- Pas encore demandé [non demandé]
- Demandé [demandé]
- Approuvé [approuvé]
- Rejeté [rejeté]
- Annulé [annulé]
- N’est plus nécessaire [not_required]
- Ignoré [ignoré]
Exemple
Dans cet exemple de flux, une approbation est requise chaque fois qu’un nouvel incident de priorité élevée est créé ou qu’un incident existant est mis à jour. Lorsque l’incident entre dans la file d’attente, le flux déclenche une action de demande d’approbation pour confirmer que le travail affecté est approprié et que l’incident doit avancer. L’action attend une journée ouvrable pour obtenir une réponse, selon un calendrier de 8 h 00 à 17 h 00 en semaine pour s’aligner sur les heures d’assistance informatique standard. Si aucun approbateur ne répond dans cette fenêtre, le système approuve automatiquement la demande pour éviter tout retard dans la restauration du service.
La demande d’approbation est acheminée vers le gestionnaire de l’utilisateur répertorié dans le champ Affecté à. Cela permet de s’assurer qu’un responsable examine si le technicien affecté dispose des compétences et de la capacité de charge de travail appropriées pour gérer l’incident. Le gestionnaire peut approuver ou rejeter la demande dans un délai d’un jour, ce qui permet au workflow de poursuivre ou de réacheminer l’incident en fonction de la décision.
Directives générales
Suivez ces directives lorsque vous demandez des approbations.
- Ne pas dupliquer les actions de demande d’approbation dans Effectuer les opérations suivantes dans une logique de flux parallèle
- Studio de workflow ne prend pas en charge plusieurs demandes d’approbation sur le même enregistrement à l’aide de la logique de flux Effectuer les opérations suivantes en parallèle. Demander l’approbation sur le même enregistrement crée une dépendance entre les branches, ce qui peut produire des résultats inattendus, car il n’existe aucun moyen de savoir quelle branche se terminera en premier.