--- sourceDocument: Yokohama Now Plattformverwaltung sourceDocumentLink: https://servicenow-prod.fluidtopics.net/r/de-DE/yokohama/platform-administration Release : - yokohama ft:locale : - de-DE ft:publication_title : - Yokohama Now Plattformverwaltung ft:clusterId : - platadm bundleId : - platadm workflow : - Platform --- # E-Mail-Aufbewahrung # E-Mail-Aufbewahrung {#ariaid-title1} * Freigeben Version: Yokohama * * Aktualisiert 30. Januar 2025 * * ![](https://www.servicenow.com/docs/portal-asset/ico-clock) 3 Minuten Lesedauer Sie können E-Mail-Nachrichten archivieren und schließlich löschen, die Sie nicht mehr benötigen oder wenn Ihre E-Mail-Tabelle übermäßig groß ist. Die E-Mail-Aufbewahrung ist ab dem Helsinki-Release verfügbar. ## Plugins für E-Mail-Archivierung und -Vernichtung Die Funktion zur E-Mail-Archivierung und -Vernichtung verwendet [Datenarchivierung](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/D8HJKXcsRCCIPiiIsgfjHw "Verschieben Sie Daten, die nicht mehr täglich benötigt werden, aus einer primären Tabelle in eine Archivtabelle.")Und [E-Mail-Aufbewahrung](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/8VMklnAw~yp0uMtDeoj3wg "Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung“ bietet Archivierungs- und Vernichtungsregeln für E-Mail-Nachrichten. Sie ist standardmäßig für neue Instanzen aktiv, muss jedoch für Upgrades aktiviert werden.")Plugins. Das Plugin „Datenarchivierung" muss aktiv sein, um E-Mail-Datensätze zu archivieren und zu vernichten. Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung" bietet eine Reihe von Regeln, die angeben, wann das System E-Mail-Datensätze archiviert und zerstört. Hinweis: Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung" verhindert auch, dass das System Wasserzeichen löscht, die erforderlich sind, damit eingehende E-Mail-Aktionen weiterhin funktionieren. Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung" und die zugehörigen Archivierungs- und Vernichtungsregeln sind standardmäßig in neuen Instanzen aktiv. Auf aktualisierten Instanzen müssen Sie sowohl das Plugin als auch die Archivierungs- und Löschregeln manuell aktivieren. ServiceNowEmpfiehlt, diese Regeln zu überprüfen und zu genehmigen, bevor Sie sie aktivieren. Wenn Ihre Instanz bereits über einen Prozess zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen verfügt, müssen Sie das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung" nicht aktivieren. Wenn Sie Ihren aktuellen Prozess durch E-Mail-Aufbewahrung ersetzen möchten, deaktivieren Sie den aktuellen Prozess, bevor Sie die Archivierungs- und Vernichtungsregeln aktivieren. ## E-Mail-Datensätze werden archiviert und gelöscht Archivierung Bedeutet, Datensätze aus der E-Mail-Tabelle \[sys_email\] in die Tabelle „E-Mail archivieren" \[AR_sys_email\] zu verschieben, wenn sie die Zeitgrenze der Archivregel überschreiten. Wird Zerstört Bedeutet, Datensätze in der Tabelle „Archiv-E-Mail" zu löschen, wenn sie die Zeitgrenze für die Vernichtungsregel überschreiten. Hinweis: Wenn eine Vernichtungsregel E-Mail-Datensätze löscht, werden zugehörige Wasserzeichen nicht gelöscht. Sie werden beibehalten, um sicherzustellen, dass Ihre Aktionen für eingehende E-Mails weiterhin funktionieren. ## Standardmäßige Archivierungs- und Vernichtungsregeln Die E-Mail-Aufbewahrung bietet diese E-Mail-Archivierungsregeln: * E-Mails -- ignoriert und älter als 90 Tage: Archiviert E-Mail-Nachrichtendatensätze, die mehr als 90 Tage vor dem aktuellen Datum erstellt wurden und vom Typ sind Empfangen -- ignoriert Oder Gesendet -- ignoriert . * E-Mails -- älter als ein Jahr: Archiviert E-Mail-Nachrichtendatensätze, die mehr als 365 Tage vor dem aktuellen Datum erstellt wurden. {#email-retention__ul_obn_gqy_k5} Die E-Mail-Aufbewahrung stellt auch diese E-Mail-Vernichtungsregel bereit: E-Mail-Archiv -- über ein Jahr alt: Löscht E-Mail-Datensätze, die mehr als 365 Tage vor dem aktuellen Datum archiviert wurden. Mit diesen Standardeinstellungen werden Ihre E-Mail-Nachrichten insgesamt zwei Jahre lang in der Instanz aufbewahrt: Ein Jahr in der E-Mail-Tabelle und ein Jahr in der E-Mail-Archivtabelle. Am Ende dieses Zeitraums löscht das System die abgelaufenen E-Mail-Datensätze aus der E-Mail-Archivtabelle. Hinweis: Standardmäßig sind diese Regeln für neue Instanzen aktiv und bei Upgrades inaktiv. Das System führt Archivierungs- und Vernichtungsregeln aus, wenn Sie sie aktivieren. ## Kompatibilität mit anderen Datensatzverwaltungs-Implementierungen Wenn Sie bereits eine andere Methode zum Verwalten von E-Mail-Datensätzen verwenden, z. B. Tabellenbereinigungen, müssen Sie die Funktion „E-Mail-Aufbewahrung" nicht verwenden. Um das unerwartete Löschen von Datensätzen zu verhindern, ServiceNowEmpfiehlt, dass Sie vermeiden, mehrere E-Mail-Verwaltungsprozesse gleichzeitig in derselben Instanz zu verwenden. Hinweis: Wenn Sie Unterstützung beim Ersetzen Ihrer vorhandenen Datensatzverwaltungsimplementierung durch E-Mail-Aufbewahrung benötigen, wenden Sie sich an Ihren professionellen Service oder Vertriebsmitarbeiter. ## Auswirkungen der Archivierung und Löschung von E-Mail-Datensätzen Aktionen für eingehende E-Mails kopieren den Text einer E-Mail in die Arbeitsnotizen des zugehörigen Datensatzes. Wenn der Datensatz für eingehende E-Mails später gelöscht wird, ist der Abschnitt „empfangene E-Mails" in den Arbeitsnotizen nicht mehr sichtbar, obwohl er noch eine Textkopie der E-Mail enthält. Wenn das System eine E-Mail-Nachricht zu einem Datensatz sendet, zeigt der Aktivitätsformatierer an E-Mail Gesendet Abschnitt mit einem Link zur E-Mail-Nachricht. Wenn das System die E-Mail-Nachricht archiviert, entfernt der Aktivitätsformatierer E-Mail Gesendet Abschnitt. Wenn das System die E-Mail-Nachricht löscht, ist sie weder im Aktivitätsformatierer noch in den Arbeitsnotizen sichtbar. Hinweis: Legen Sie die Archivierungszeit lang genug fest, damit Ihre Anwender über den Aktivitätsformatierer auf gesendete E-Mails zugreifen können. Durch die Archivierung von E-Mail-Datensätzen werden die Methoden geändert, die dem System zur Identifizierung eingehender E-Mails als Antwort zur Verfügung stehen. Nach der Archivierung eines E-Mail-Datensatzes kann das System nicht mehr verwenden In-Antwort-An Feld zum Abgleichen einer eingehenden E-Mail mit einem E-Mail-Datensatz. Das System kann jedoch eingehende E-Mails weiterhin mit einem vorhandenen Datensatz aus einer Datensatznummer oder einem Wasserzeichen abgleichen. * **[Aktivieren Sie das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung"](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/8VMklnAw~yp0uMtDeoj3wg)** Das Plugin „E-Mail-Aufbewahrung" bietet Archivierungs- und Vernichtungsregeln für E-Mail-Nachrichten. Sie ist standardmäßig für neue Instanzen aktiv, muss jedoch für Upgrades aktiviert werden. * **[E-Mail manuell archivieren](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/NqAa0HDB5sfYrd7nBMx3hQ)** Sie können E-Mail-Nachrichten bei Bedarf manuell archivieren, anstatt darauf zu warten, dass die Instanz sie basierend auf einer geplanten Aufgabe archiviert. **Zugehörige Konzepte** * [Dashboard für E-Mail-Benachrichtigungen](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/VzBehKwsVvcqbzAcUwHeZQ "Das E-Mail-Benachrichtigungs-Dashboard bietet Einblick in wichtige Metriken und ermöglicht es Administratoren, das Dashboard so zu konfigurieren, dass andere Anwender Zugriff haben.") * [E-Mail-Vorlagen](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/k1tWbOf29HyAeXgsYWZn~g "Mit E-Mail-Vorlagen können Administratoren wiederverwendbare Inhalte für die Betreffzeile und den Nachrichtentext von E-Mail-Benachrichtigungen erstellen.") * [E-Mail-Layouts](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/UOwzI4_fwXMzMoayocxOMQ "Erstellen Sie wiederverwendbare Inhalte für den Nachrichtentext von E-Mail-Vorlagen.") * [Wasserzeichen in Benachrichtigungs-E-Mails](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/b~xtEnDareelJvS85FwZGw "Standardmäßig generiert das System eine Wasserzeichen-Bezeichnung am unteren Rand jeder Benachrichtigungs-E-Mail, um den Abgleich eingehender E-Mails mit vorhandenen Datensätzen zu ermöglichen. Jedes Wasserzeichen enthält eine zufällige 20-stellige Zeichenfolge, die es eindeutig macht.") * [E-Mail-Digests](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/aI38s9TiH7XMqR83XWqKww "Ein E-Mail-Digest ist eine einzelne E-Mail, die die Aktivität für eine ausgewählte Benachrichtigung und ihren Zieldatensatz während eines angegebenen Zeitintervalls zusammenfasst. Sie können einen E-Mail-Digest aktivieren, um die Anzahl der Benachrichtigungen zu reduzieren, die empfangen werden, wenn häufige Aktualisierungen des zugehörigen Datensatzes innerhalb eines kurzen Zeitraums erfolgen.") * [Domänentrennung und Benachrichtigungen](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/tA6DmJ0r1Tp5f5zlaG7jFQ "Domänentrennung wird in unterstützt BenachrichtigungenAnwendung. Mit der Domain Separation können Sie Daten, Prozesse und Verwaltungsaufgaben in logische Gruppierungen, sogenannte Domänen, aufteilen. Sie können verschiedene Aspekte dieser Trennung steuern, einschließlich der Benutzer, die Daten sehen und darauf zugreifen können.") * [E-Mail-FAQs und Benachrichtigungs-E-Mails zur Fehlerbehebung](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/AOeW8tpr~8KxKXG0z44VFg "Protokolle und Diagnosen werden bereitgestellt, um festzustellen, ob Benachrichtigungs-E-Mails erfolgreich gesendet und empfangen werden, welche Probleme auftreten und wer die E-Mail erhält.") **Zugehörige Tasks** * [Erstellen Sie Benachrichtigungskategorien](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/5bTQ~8p7Y600r8~mbHHRwQ "Sie können Benachrichtigungskategorien erstellen, um zugehörige Benachrichtigungen zu identifizieren und zu gruppieren, die in den Benachrichtigungseinstellungen für Ihre Anwender aufgeführt sind.") * [E-Mail-Benachrichtigung erstellen](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/8LeU94ukr_PMpAoSq_YwRg "Erstellen Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, die angibt, wann sie gesendet werden soll, wer sie erhält, was sie enthält und ob sie in einem E-Mail-Digest zugestellt werden kann.") * [Analysieren Sie einen E-Mail-Thread](https://servicenow-prod.fluidtopics.net/F7oWeonWmaB3W20q1NpDCg "Wenn eine E-Mail empfangen wird, analysieren Sie die neueste Nachricht in einem E-Mail-Thread, indem Sie erstellen E-Mail-Antworttrennzeichen Mit angegebener Zeichenfolge oder regulären Ausdrücken.")