Benachrichtigungen über Projekt-Updates in Ihrem Zusammenarbeitstool

  • Freigeben Version: Xanadu
  • Aktualisiert 1. August 2024
  • 5 Minuten Lesedauer

    • Lassen Sie sich über Ihren Slack-Kanal oder Ihr Microsoft-Team aktuelle Neuigkeiten zu Ihrem Projekt übermitteln. Analysieren Sie verzögerte und überfällige Aufgaben, verfolgen Sie den Abschluss von Meilensteinen und überwachen Sie Änderungen an RIDAC-Elementen (Risiko, Problem, Entscheidung, Aktion und Change-Anforderung) Ihres Projekts.

    Mithilfe automatischer Projektstatusaktualisierungen im Kanal bzw. Team für die Projektzusammenarbeit können Projektmanager fundierte Entscheidungen zu Projektplanung, Ressourcenmanagement und Zuteilung von Finanzmitteln treffen. Die Teammitglieder können sich mit Aktualisierungen des Projekts vertraut machen und gemeinsam aktiv an verzögerten oder überfälligen Aufgaben arbeiten.
    Hinweis:
    Projektmanager können ihre Systemadministratoren bitten, die Anwendungseinstellungen für diese Benachrichtigungen nach ihren Wünschen zu konfigurieren.

    Tägliche Benachrichtigung zum Projektstatus

    Täglich um 8:00 Uhr wird eine Benachrichtigung mit einer Zusammenfassung zum Projektstatus an den Kanal des Projekts gesendet. Sie besteht aus folgenden Informationen.
    Benachrichtigung Informationen
    Projektübersicht
    • Direkte URL des Projekts. Durch Klicken auf diese URL wird das Projekt in Ihrer Instanz von ServiceNow geöffnet.
    • Name des Projekts.
    • Geplantes Start- und Enddatum des Projekts.
    • Zustand des Projekts, z. B. „In Bearbeitung“.
    • Status des Projekts, z. B. „Grün“.
    • Prozentsatz der Fertigstellung des Projekts.
    • Alle Ausnahmen, z. B. wenn die erwarteten Fertigstellungskosten größer als die geplanten Gesamtkosten sind, wenn das geplante Enddatum nach dem genehmigten Enddatum liegt, wenn das Projekt am Startdatum nicht gestartet wurde und wenn bei der Durchführung des Projekts Verspätungen auftreten.
    Heute fällige Projektaufgaben

    Liste der Projektaufgaben, deren geplantes Enddatum für heute markiert ist und die sich im Status „In Bearbeitung“ befinden. In der Liste werden nur fünf Projektaufgaben angezeigt, die alphabetisch anhand ihrer Kurzbeschreibung sortiert sind.
    Überfällige Aufgaben (Aufgaben, die am geplanten Startdatum nicht gestartet wurden)

    Liste der Projektaufgaben, deren geplantes Startdatum vor dem heutigen Tag liegt, die sich jedoch nicht im Status „In Bearbeitung“ oder „Geschlossen“ befinden. In der Liste werden nur fünf Projektaufgaben angezeigt, die in aufsteigender Reihenfolge anhand ihres geplanten Startdatums sortiert sind, sodass Sie eine gute Übersicht erhalten, welche Aufgaben bereits längere Zeit überfällig sind.
    Verzögerte Aufgaben (Aufgaben, die am geplanten Enddatum nicht abgeschlossen wurden)

    Liste der Projektaufgaben, deren geplantes Enddatum vor dem heutigen Tag liegt und die sich im Status „In Bearbeitung“ befinden. In der Liste werden nur fünf Projektaufgaben angezeigt, die in aufsteigender Reihenfolge anhand ihres geplanten Enddatums sortiert sind, sodass Sie eine gute Übersicht erhalten, bei welchen Aufgaben eine größere Verspätung aufgetreten ist.
    Projektaufgaben, die innerhalb von sieben Tagen fällig sind
    Liste der fünf folgenden Projektaufgaben mit einem geplanten Enddatum innerhalb von sieben Tagen ab heute. Alle diese Aufgaben werden in aufsteigender Reihenfolge ihres Fälligkeitsdatums angezeigt, sodass Sie einen Überblick haben, welche Aufgaben bald fällig sind.
    Hinweis:
    Aufgaben mit dem Status „Geschlossen“ werden nicht in der Liste angezeigt.
    • Risiken, Probleme und Aktionselemente mit hoher Priorität
    • Meilenstein- oder Schlüsselmeilensteinaufgaben

    Benachrichtigung über Wechsel des Projektmanagers

    Wenn der Manager Ihres Projekts wechselt, wird das Feld „Projektmanager“ des Projektdatensatzes aktualisiert.
    • Eine Benachrichtigung mit der Projekt-URL wird an Ihren Projektkanal gesendet und informiert Sie über diese Änderung.
    • Der neue Projektmanager wird als Mitglied des Kanals hinzugefügt.
    • Wenn dem alten Projektmanager keine Projektaufgaben zugewiesen sind, wird dieser Benutzer als Mitglied des Kanals entfernt.

    Benachrichtigung über andere Aktualisierungen des Projekts

    Benachrichtigung Informationen
    Projektstatus

    Bei einer Aktualisierung des Felds „Status“ in Ihrem Projekt wird eine Benachrichtigung mit der Projekt-URL an Ihren Projektkanal gesendet.
    RIDAC-Datensätze
    In folgenden Szenarien erhalten Sie in Ihrem Projektkanal Benachrichtigungen, wenn ein neuer RIDAC-Datensatz hinzugefügt wird oder wenn ein vorhandener RIDAC-Datensatz im Projekt aktualisiert wird. Mit jeder Benachrichtigung erhalten Sie eine direkte URL zu dem entsprechenden Datensatz.
    • Risiko
      • Ein neues Risiko wird erstellt, wobei das Feld „Wahrscheinlichkeit“ auf Hoch oder Absolut gesetzt wird.
      • Das Feld „Wahrscheinlichkeit“ wird für ein vorhandenes Risiko auf Hoch oder Absolut aktualisiert.
    • Problem, Entscheidung, Aktion und Change-Anforderung
      • Ein neuer Datensatz wird erstellt, mit dem Feld „Priorität“ auf 1-Kritisch oder 2-Hoch.
      • Die Priorität eines vorhandenen Datensatzes wird auf 1-Kritisch oder 2-Hoch aktualisiert.
    Schlüsselmeilenstein/Meilenstein

    Immer wenn eine Schlüsselmeilenstein- oder Meilensteinaufgabe in den Status „Abgeschlossen“, „Unvollständig geschlossen“ oder „Geschlossen – übersprungen“ versetzt wird, werden Sie per Benachrichtigung informiert, dass und durch wen die Schließung durchgeführt wurde. Die Benachrichtigung enthält eine direkte URL zur Meilensteinaufgabe.